ในยุคเริ่มต้นที่สำคัญของการสร้างบริษัท ทุกนาที (และทุกสตางค์) มีค่า เคล็ดลับทั้ง 7 ข้อนี้สามารถช่วยเพิ่มผลกำไร ลดชั่วโมงการทำงาน และวางตำแหน่งธุรกิจของคุณเพื่อการเติบโตในระยะยาว
1.ทำ to-do list และจัดลำดับความสำคัญของงาน
เพื่อติดตามความรับผิดชอบของคุณ โดยวางงานที่มีความสำคัญสูงสุดไว้ที่ด้านบนสุดแทน บางครั้งผู้นำทางธุรกิจใช้ Eisenhower matrix เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งประเภทงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน ได้แก่
- งานสำคัญและเร่งด่วน: จะอยู่ด้านบนสุดของรายการ ทำสิ่งเหล่านี้ก่อน
- งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ: จำเป็นต้องทำให้เสร็จโดยเร็ว แต่ไม่จำเป็นสำหรับคุณ มอบหมายงานเหล่านี้เมื่อเป็นไปได้
- งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน: วางแผนเพื่อดำเนินการเหล่านี้ให้เสร็จสิ้น แต่อย่าปล่อยให้สิ่งเหล่านี้กวนใจคุณจากปัญหาเร่งด่วน
- งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: สามารถกำหนดเวลา มอบหมาย หรือลบออกจากรายการของคุณทั้งหมด
2.บันทึกกระบวนการ
ธุรกิจหลายอย่างได้มาตราฐาน ตัวอย่างเช่น ทุกครั้งที่คุณต้อนรับลูกค้า คุณจะต้องทำงานที่คล้ายกันซ้ำตามลำดับที่คล้ายกัน ใช้เวลาในการระบุและบันทึกขั้นตอนนี้ จดทั้งสิ่งที่คุณต้องทำและลำดับที่คุณต้องทำ
เมื่อคุณกำหนดมาตรฐานกระบวนการของคุณแล้ว คุณสามารถมอบหมายงานแต่ละงาน (หรือแม้แต่กระบวนการทั้งหมด) ให้กับสมาชิกในทีมได้ การเขียนกระบวนการยังสามารถช่วยคุณวิเคราะห์และกำจัดความไร้ประสิทธิภาพหรือความซ้ำซ้อน
3.พักสมอง
คุณเป็นทรัพยากรที่จำกัด และสมาชิกในทีมของคุณก็เช่นกัน ด้วยชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานจะลดประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาว กำหนดขอบเขตเพื่อปกป้องสุขภาพกายและสุขภาพจิตของคุณ และกระตุ้นให้พนักงานของคุณทำเช่นเดียวกัน
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าแม้แต่การหยุดพักสั้น ๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ ดังนั้นควรแบ่งเวลาในการทำงานกับกิจกรรมอื่น ๆ เช่น การออกกำลังกายและการเปิดรับแสงธรรมชาติ เพื่อเพิ่มความสามารถในการคิดและเพิ่มอารมณ์ของคุณได้
4.ฟังทีมของคุณ
สอนทีมของคุณเกี่ยวกับเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติด้านประสิทธิภาพ แต่อย่าลืมขอความคิดเห็นด้วย ถามพนักงานว่าการเปลี่ยนแปลงใดในสภาพแวดล้อมการทำงานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่อาจปรับปรุงระดับประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา
5.เอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง
คุณสามารถใช้กลยุทธ์เพื่อเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง หากคุณถูกล่อลวงให้เลื่อนงานสำคัญออกไป ให้ทำตามกำหนดเวลาอย่างเปิดเผย เช่น หากผู้จัดการของคุณต้องการบทสรุปที่สำคัญภายในวันพุธ คุณจะถูกบังคับให้ดำเนินการทันที
6.เทคนิค Time Blocking
การจัดการทำงานเป็นบล็อก เพื่อล็อกการทำงานให้เป็นเวลา ปฏิเสธการประชุม ปิดอีเมล และแจ้งสมาชิกในทีมของคุณว่าคุณจะไม่ว่าง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการเพิ่ม productivity ในโครงการสร้างสรรค์และงานอื่น ๆ ที่ต้องใช้สมาธิอย่างมาก คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุด เช่น หาก productivity ของคุณสูงสุดก่อนเที่ยง ให้จองเวลาช่วงเช้าสำหรับงานที่เรียกร้องมากที่สุดของคุณ
7.ใช้เครื่องมือเพิ่ม Productivity
สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและวัดประสิทธิภาพการทำงานได้ ได้แก่
- แอปจัดการงาน (Task-Management Apps) แอปอย่าง To-do list สามารถช่วยให้คุณเก็บและสร้างภาพรายการสิ่งที่ต้องทำที่จัดระเบียบไว้ และซิงโครไนซ์รายการของคุณกับอุปกรณ์ทั้งหมด ฟังก์ชันงานที่เกิดซ้ำยังสามารถกำหนดเวลางานรายไตรมาส รายเดือน หรือรายสัปดาห์ได้โดยอัตโนมัติ
- เครื่องมือการจัดการโครงการ (Project Management Tools) เช่น Asana และ Trello สามารถช่วยเจ้าของธุรกิจและหัวหน้าทีมย้ายโครงการจากแนวคิดไปสู่การส่งมอบ เพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสาร และหลีกเลี่ยงการติดตามรายการหรือขั้นตอนสำคัญ
- เครื่องมือสื่อสาร (Communication Tools) เครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานอย่าง Slack ช่วยให้คุณส่งคำตอบอย่างรวดเร็วสำหรับคำถามจากทีมของคุณ บางส่วนยังช่วยให้คุณสร้างช่องทางการสนทนาอย่างต่อเนื่องสำหรับโครงการหรือหัวข้อเฉพาะ
- เครื่องมือติดตามเวลา (Time-Tracking Tools) เครื่องมืออย่าง RescueTime และ Harvest สามารถช่วยคุณวัดผลผลิตและปรับปรุงการจัดการเวลาโดยระบุว่าคุณเสียเวลา (และที่ไหน) หรือไม่
- แอปปฏิทิน (Calendar Apps) เช่น Google Calendar สามารถช่วยให้คุณเห็นภาพกำหนดการของทีมได้ คุณสามารถตั้งค่าการประชุม สร้างช่วงเวลา และประหยัดเวลาในระหว่างกระบวนการจัดกำหนดการโดยการดูว่าสมาชิกในทีมของคุณว่างเมื่อใด
- เครื่องมือการตลาดอัตโนมัติ (Marketing Automation Tools) งานด้านการตลาดหลายอย่างสามารถทำงานอัตโนมัติได้ ลองใช้เครื่องมือตั้งเวลาโซเชียลมีเดีย เช่น Sprout Social หรือเครื่องมืออีเมลอัตโนมัติ เช่น Hubspot แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซของคุณอาจมีฟังก์ชันการตลาดอัตโนมัติในตัว ตัวอย่างเช่น Shopify นำเสนอระบบอัตโนมัติด้านการตลาดผ่านอีเมล การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) อัตโนมัติ และระบบโฆษณาบน Facebook อัตโนมัติ
- เครื่องมือพิสูจน์อักษร (Proofreading Tools) แอปต่างๆ เช่น Grammarly และ Hemingway Editor สามารถสแกนเอกสาร ระบุข้อผิดพลาด และแนะนำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าคุณจะยังคงต้องใช้นักเขียนคำโฆษณาผู้เชี่ยวชาญในทีมเพื่อประเมินคำแนะนำและตรวจสอบความสอดคล้องกับแนวทางสไตล์ภายในของคุณ แอปเหล่านี้สามารถช่วยประหยัดเวลาในระหว่างกระบวนการพิสูจน์อักษรได้
- เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการโฟกัส (Focus-Optimization Tools) เครื่องมือต่างๆ เช่น Kanban Flow และการใช้ Focus To-Do สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้โดยใช้เทคนิค Pomodoro ซึ่งเป็นระบบการทำงานที่แบ่งวันทำงานของคุณออกเป็นช่วงเวลาที่มีสมาธิมาก สลับกับช่วงพักสั้น ๆ หากคุณถูกรบกวนจากการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือเสียเวลาเลื่อนดูผ่านโซเชียลมีเดีย คุณสามารถใช้ตัวบล็อกเว็บไซต์อย่าง Freedom หรือ Cold Turkey เพื่อบล็อกบางไซต์หรือแม้แต่อินเทอร์เน็ตทั้งหมด
- เครื่องมือจัดเก็บและจัดระเบียบ (Storage and Organization Tools) ที่เก็บไฟล์บนคลาวด์และเครื่องมือจัดระเบียบเช่น Dropbox และ Google Drive สามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันในแต่ละโครงการ และขจัดความจำเป็นในการส่งเอกสารไปมาทางอีเมล บางส่วนยังอนุญาตให้แก้ไขร่วมกันในเอกสารสดและให้คุณดูประวัติได้ คุณสามารถดูไฟล์เวอร์ชันล่าสุดและย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น
คำถามที่พบบ่อย
1.ฉันจะเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งเพื่อเพิ่ม Productivity ได้อย่างไร?
ลองใช้เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพเหล่านี้เพื่อเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง:
- ทำตามกฎ 2 นาที กฎ 2 นาทีสนับสนุนให้คุณทำงานเล็ก ๆ ให้เสร็จในทันที ตามกฎ หากคุณสามารถทำงานใดงานหนึ่งได้ภายใน 2 นาทีหรือน้อยกว่านั้น คุณควรทำทันที
- ทำตามกฎ 5 นาที หากคุณถูกล่อลวงให้ผัดวันประกันพรุ่งในการทำงาน ให้ตั้งใจทำงานนั้นเพียง 5 นาที อย่างน้อยคุณจะมีความก้าวหน้า และอาจมีแรงจูงใจในการทำงานให้เกินความต้องการของคุณต่อไป
- ติดสินบนตัวเอง ให้รางวัลตัวเองเล็กน้อยสำหรับการทำงานให้สำเร็จ
2.การหยุดพักสามารถเพิ่ม Productivity ได้หรือไม่?
ใช่ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าแม้แต่การพักช่วงสั้น ๆ ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ และประโยชน์ที่ได้รับจะยิ่งใหญ่กว่าสำหรับการพักที่มีการออกกำลังกายหรือการเปิดรับแสงธรรมชาติ
3.เทคโนโลยีมีบทบาทอย่างไรในการเพิ่ม Productivity?
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพดิจิทัลสามารถทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสาร และช่วยให้ทีมของคุณจัดระเบียบได้ อีกทั้งยังสามารถปรับปรุงการจัดการเวลาและช่วยคุณวัดประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ
4.ฉันจะกำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญที่ชัดเจนเพื่อเพิ่ม Productivity ได้อย่างไร?
ลองจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน ทำงานเร่งด่วนที่สำคัญก่อน และมอบหมายงานที่สำคัญน้อยกว่าให้กับทีมของคุณ
Reference : https://www.shopify.com
