การวางแผนการทำงานเป็นสิ่งที่จำเป็น
เพราะจะทำให้เราสามารถทำงานได้เสร็จตามเวลา
ทำงานอย่างเป็นระบบและมีขั้นตอน
มีความผิดพลาดน้อย
ทั้งยังช่วยประหยัดเวลา
ทำให้เราสามารถจัดสรรเวลาได้เป็นอย่างดี
แต่ทั้งที่เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด
แต่กลับไม่มี
“ตำราสอนการวางแผนการทำงาน”
1.การวางแผนการทำงาน
เริ่มต้นจากการกำหนด
“จุดหมายปลายทาง”
– ยิ่งเกลียดเรื่องยุ่งยาก ยิ่งต้องวางแผน
1.1.วาดภาพเป้าหมายของโปรเจ็กต์
กำหนดจุดหมายปลาทางของงาน
– กำหนดจุดหมายปลายทาง
– วาดแผนที่ที่จะเดินไปถึง
จุดหมายปลายทาง
– เดินไปให้ถึงจุดหมายปลายทาง
1.2.เปรียบเทียบเป้าหมาย
ด้วย “ภาพเสมือนจริง”
– ควรหารูปภาพเสมือนจริง
เพื่อสร้างภาพให้เสร็จสมบูรณ์
– ขั้นตอนการสร้างไอเดีย
มี 2 แบบ กว้างขึ้น กับ แคบลง
เมื่อเรากำหนดเป้าหมายไวกว้างๆ
แล้วค่อยทำให้แคบลง
หากเรากำหนดจุดหมายปลายทาง
ไว้ 2 ที่ เราจะไปทั้ง 2 ทางก็ได้
– ในการทำธุรกิจ คนมักจะเข้าใจผิด
ว่าเป้าหมายคือผลลัพธ์
1.3.ขยายขอบเขตจินตนาการ
ให้ไปถึงหนึ่งร้อยปีข้างหน้า
– การคิดถึงอนาคต
ใช้ได้กับงานทุกประเภท
การจินตนาการถึงเรื่องหลังจากนั้น
คือการชั่งน้ำหนักความเสี่ยงของปัญหา
ที่อาจเกิดขึ้นหลังจากทำงานนั้น
– แต่เมื่อจินตนาการ
ถึงระยะเวลาหนึ่งร้อยปี
เราจะเห็นคำตอบที่ชัดเจน
ว่า “สิ่งแปลกใหม่ในเวลานี้
จะกลายเป็นสิ่งที่น่าเบื่อในอนาคต”
เช่น หากเราจะสร้างรถไฟใส่ใจกับ
1.ดีไซน์ที่สร้างสรรค์และไม่มีวันตกยุค
2.ใช้สีและวัสดุแบบรถไฟทั่วไป
3.เมื่อผ่านไปหนึ่งร้อยปีแล้วสียังไม่ตก
4.กำหนดกลุ่มเป้าหมายให้ชัดเจนที่สุด
– ปัญหาส่วนใหญ่
ไม่ได้อยู่ที่การกำหนดกลุ่มเป้าหมาย
แต่อยู่ที่วิธีการ ถ้าพูดให้ชัดเจนขึ้น
คือวิธีกำนดกรอบกลุ่มเป้าหมายนั่นเอง
– คิดแบบท็อปดาวน์
เราจะกำหนดแผนการทำงานได้เอง
การคิดภาพจากสุดท้ายด้วยวิธี
ท็อปดาวน์ ไม่เพียงทำให้เรา
เห็นเป้าหมายที่ชัดเจน
แต่ยังทำให้ขั้นตอนทุกอย่าง
ถูกกำหนดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ
จึงส่งผลดีต่อแผนการทำงาน
หลังจากนั้นด้วย
2.เพื่อการวางแผนการทำงาน
ที่ดีที่สุด “จงวาดแผนที่ไปจนถึง
จุดหมายปลายทาง”
2.1.งานทุกประเภทเป็นงานรูทีน
– ไม่มีทางที่ทุกวันจะมีแต่เรื่องแปลกใหม่
– งานทุกอย่างล้วนมีเส้นตาย
– งานทุกอย่าง
มีพื้นฐานเหมือนกันหมด A > B > C > D
กิจกรรมทุกอย่างเป็นงานรูทีน
ดังนั้นเราก็แค่ทำไปตามรูทีนเท่านั้นก็พอ
ไม่จำเป็นต้องคิดอะไรให้ยากเลย
– ปัญหาทุกอย่าง
สามารถทำให้เป็นแบบแผนได้
การสร้างแบบแผนของปัญหา
และความผิดพลาดเอาไว้ล่วงหน้า
รวมถึงแบบแผน “เลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหา”
“การแก้ไขเมื่อเกิดปัญหาขึ้นแล้ว”
ถือเป็นส่วนหนึ่งที่รวมอยู่ใน
การวางแผนการทำงาน
หากเราทำเช่นนี้
ไม่ว่าจะเกิดปัญหาอะไรขึ้น
ถือเป็นเรื่องที่คาดการณ์ไว้แล้วทั้งสิ้น
2.2.รูทีนช่วยเพิ่มความยืดหยุ่น
ส่งผลให้ทำงานได้อย่าง
มีประสิทธิภาพมากขึ้น
– จงเพิ่มรูทีนและ
สร้างรูปแบบการทำงานให้มาก
– การเพิ่มรูทีน
ช่วยเพิ่มคุณภาพในการทำงาน
– การกำหนดต้นแบบ
ส่งผลต่อคุณภาพและ
ความรวดเร็วในการทำงาน
– การลดตัวเลือกให้น้อยลง
จะช่วยลดความเครียดลงไปด้วย
เช่นการมือเสื้อผ้าที่คล้ายๆกัน
ทำให้ประหยัดเวลาในการเลือกเสื้อผ้า
– เราควรกำหนดทั้งช่วงเวลา
และสถานที่ให้เรียบง่ายที่สุด
การทำงานเป็นรูทีนจะช่วยลดตัวเลือก
และทำให้เราต้องตัดสินใจน้อยลง
เราจึงนำพลังงานนั้น
มาใช้กับการทำงานได้มากขึ้น
หากทำเช่นนี้ได้
เราย่อมทำงานได้ดีขึ้นแน่นอน
2.3.คอนเซ็ปต์คือ “ตำรวจ” ของโปรเจ็กต์
– เตรียมคำพูดที่เข้าใจง่าย
– กำหนดคอนเซ็ปต์
ที่เป็นเหมือนความฝันของทุกคน
– คอนเซ็ปต์ที่ดีจะต้องเข้าใจง่าย
และนำไปสู่การลงมือปฏิบัติ
*เวลาเรามีคำพูดหรือไอเดียในใจ
ควรเตรียมคำอธิบายให้กระจ่างไว้ด้วย
เพราะไม่ว่าจะเป็นงานประเภทใดก็ตาม
เราต้องเข้าใจว่าแต่ละคน
“ตีความคำพูด” ต่างกันไป
และปิดช่องว่างของความแตกต่างนี้ให้ได้
2.4.ทุกอย่างต้องเร่มต้นจากเรื่องที่เรารู้
– 90 % ของการวางแผนการทำงาน
คือ “การเตรียมความพร้อม”
หากเราไม่รู้อะไรเลย
ย่อมไม่มีทางทำงานได้ดีแน่
> เซ้นส์เริ่มต้นจากการสะสมความรู้
นำมาคิดไตร่ตรองอย่างเหมาะสม
และฝึกฝนให้ชำนาญ
> วางแผนการทำงาน
ก็เหมือนกันเซ้นต์ หากไม่มีความรู้
ก็ไม่อาจทำได้ดี ยิ่งเรา เตรียมความพร้อม
ด้วยกระสะสมความรู้เอาไว้มาก
ก็ยิ่งทำให้การวางแผนการทำงาน
ยิ่งดำเนินไปได้ด้วยดี
– หาข้อมูลให้มากพอที่จะ
เขียนแผ่นพับได้
ไม่ว่าจะทำงานอะไรก็ตาม
การหาข้อมูลเป็นพื้นฐาน
เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
– ความอยากรู้อยากเห็น
คืออาวุธในการทำงาน
– จงเป็นนักสัมภาษณ์ที่ดี
(หากเราวางแผนด้วยการหาข้อมูลเอง
โดยไม่ถามอีกฝ่ายเลย
อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดอย่างการ
“มองข้ามประเด็นสำคัญไปได้”)
-ห้ามแกล้งทำเป็นรู้ดี
*การฟังเรื่องราวจากหลายมุมมอง
และรับข้อมูลในหลายๆด้าน
จะนำไปสู่คำตอบที่เราต้องการได้
– กำหนดสิ่งที่ไม่ต้องทำ
เมื่อเรามีเป้าหมายที่ชัดเจน
งานที่ไม่ต้องทำก็จะชัดเจนขึ้นด้วย
3.จงมุ่งหน้าไปยังจุดหมายปลายทาง
ด้วยระยะทางที่สั้นที่สุด
– ว่าด้วยเรื่องของเวลาและประสิทธิภาพ
3.1.เวลาคือ “เจ้า” ของทุกสิ่ง
– งานทุกอย่างต้องใช้หน่วยวัด
ที่เรียกว่า “เวลา”
เพราะชีวิตคนเรามีระยะเวลาจำกัด
ดังนั้นทุกโปรเจ็กต์จึงต้องมีเวลาจำกัด
ไม่ว่าทำงานประเภทใด
เราจึงจำเป็นต้องคิดว่า
จะใช้ระยะเวลานานแค่ไหน
– การรักษาเวลา สำคัญกว่า
การสร้างผลงานที่ดี
– การรักษาเวลา
ถือเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน
เราควรทำทั้งสองอย่างให้ควบคู่กันได้
แทนที่จะเลือกระหว่าง
สร้างงานคุณภาพสูงหรือรักษาเวลา
เราต้องให้ความสำคัญกับทั้งสองอย่าง
– จงทำงานโดยรักษาเวลา
และให้ความสำคัญกับ
สัญญาที่ให้กับผู้อื่นเสมอ
“การสร้างผลงานที่ดี
อาจทำให้เราใช้เวลา
อย่างไม่มีประสทิธิภาพ
ไปบ้างก็ช่วยไม่ได้”
“การทำงานที่ดีต้องใช้เวลานาน”
เป็นสิ่งที่คนมักคิดกันไปเอง
ในความเป็นจริง เราควรต้องทำงานให้ดี
และรวดเร็ว การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
และสร้างผลงานที่ดีไปพร้อมกัน
เป็นเรื่องที่เป็นไปได้และต้องทำให้ได้
3.2.เส้นตายแปลว่า ต้องทำเสร็จแล้ว
– ไม่ใช่ส่งงานเมื่อทำเสร็จ
แต่เส้นตายแปลว่าต้องทำเสร็จแล้ว
ไม่มีข้ออ้างว่า “พยายามเต็มที่แล้ว
แต่ทำไม่ได้” อีก
– หากไม่มีเส้นตายให้กำหนดขึ้นมาเอง
เพราะลูกค้าบอกว่าไม่รู้เส้นตาย
แต่เราจะปล่อยไปแบบนี้ไม่ได้
หากลูกค้าไม่ได้บอก เราควรบอกเขาเอง
– ในการทำงานต้องมีเส้นตายเสมอ
ไม่ว่าอีกฝ่ายจะบอกหรือไม่
– คำว่าขอเร็วที่สุด ภายในวันนี้
คือคำอันตราย (ต้องกำหนดให้ชัดเจนไปเลย
ว่าวันไหนและกี่โมง)
3.3.เตรียมกล่องเวลาสำหรับใส่งานเอาไว้
3.4.อย่าคิดว่านี่เป็น งานยากหรืองานสนุก
– งานทุกอย่างวัดกันที่เวลา
ไม่ใช่สภาพจิตใจ
พูดง่ายๆก็คือ วัดสิ่งที่ต้องทำโดยดูว่า
เป็นงานที่ทำเสร็จได้เร็ว หรือ
เป็นงานที่ต้องใช้เวลานาน
แทนที่จะมองว่าเป็นงานหนักหรืองานเบา
– ระดับความสำคัญของงาน
ถือว่าเป็นเรื่องใหญ่
3.5.อย่าให้ตารางการทำงานต้องพังพินาศ
– อย่าจัดตารางโดยคิดถึงแต่ตัวเอง
(ต้องเผื่อเวลาไว้บ้าง เผื่ออากาศไม่เป็นใจ
เผื่อเราป่วย ปวดหัว ส่งผลให้ทำงานได้ช้าลง)
– ทำตารางแผนการทำงาน
1.เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำออกมา
2.ตรวจสอบเส้นตายและเส้นตายล่วงหน้า
3.กำหนดระยะเวลาสำหรับสิ่งที่ต้องทำ
4.เอาสิ่งที่ต้องทำใส่ลงในกล่องเวลา
4.วางแผนการทำงาน
เพื่อสร้างที่ว่างในสมอง
4.1.เหตุผลที่แท้จริง
ว่าทำไมการวางแผนการทำงาน
จึงเป็นสิ่งสำคัญ
– ดึงความคิดทั้งหมด
ออกจากสมอง
เทคนิคที่จะทำให้เราทำงานได้เร็ว
โดยไม่เครียดก็คือ
การไม่เอาความคิดต่างๆนานาใส่ไว้ในหัว
วิธีเอาเอาความคิดออกมานอกสมอง
คือ การเขียนใส่กระดาษ
หรือพิมพ์ลงในสมาร์ทโฟน
1.เขียนใส่กระดาษ
2.พิมพ์ลงในสมาร์ทโฟนน
3.โยนให้คนอื่น
– การวางแผนการทำงานที่ดี
คือการสร้างพื้นที่ว่าง
4.2.พยายามอย่าถือลูกบอลเอาไว้
– ทำให้ในหัวมีที่ว่างอยู่เสมอ
– ทำให้เป็นรูปเป็นร่าง
แม้จะไม่สมบูรณ์ก็ไม่เป็นไร
– อย่าคิดหลายๆเรื่องพร้อมกัน
– สร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้เรามีสมาธิ
4.3.พูดคุยกันเพื่อสร้างผลผลิตที่ดีที่สุด
– สรุปข้อเสนอหนึ่งให้ได้ในที่ประชุม
หากคิดได้อีกให้ทำเป็น
ข้อเสนอข้อที่สอง ทีหลัง
– ตอบให้ไว นำไปสู่การทำงานที่ดี
(ไม่ว่าจะตอบอีเมล์ ตอบไลน์ก็ร่วมด้วย)
4.5.ทำงานเป็นทีมจนกว่าจะถึงที่หมาย
4.5.1.สร้างความสัมพันธ์
แบบพรรคพวกเดียวกัน
มากกว่าแค่เป็นทีมเดียวกัน
– การทำงานเป็นทีม
ไม่ใช่การทำงานให้ราบรื่นเพียงลำพัง
แต่เป็นการทำงานที่ใหญ่ขึ้น
โดยมีคนอื่นร่วมด้วย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ
– การสร้างความสัมพันธ์กับผู้คน
จึงเป็นประโยชน์ต่อการทำงาน
สร้างพรรคพวกด้วยการรินเหล้าให้กัน
– เปิดอกคุยและสื่อสารกับพวกเขา
อย่างตรงไปตรงมา
แล้วเราก็กลายเป็นพรรคพวกเดียวกัน
– เหล้า อาจจะไม่ใช่สิ่งจำเป็น
แต่ความสัมพันธ์ที่เชื่อใจต่อกัน
อาจเกิดขึ้นไม่ได้
หากเราไม่เปิดเผยตัวตน
หรือสื่อสารกันอย่างตรงไปตรงมา
*การวางแผนเป็นสิ่งจำเป็นต่อ
การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้น เทคนิคที่สำคัญกว่า
การทำงานให้เป็นรูทีนคือ
การให้ความสำคัญกับเวลา
แต่มีเทคนิคเพียงอย่างเดียว
อาจช่วยอะไรไม่ได้มาก
หากปราศจากความสัมพันธ์อันดีกับผู้คน
ดังนั้น เวลาเราทำงานเป็นทีม
ต้องไม่ลืมนึกถึงสิ่งนี้โดยเด็ดขาด
– ลบความสัมพันธ์สถานะภายในทีม
อย่าจมกับ ความสัมพันธ์ระหว่าง
ผู้ออกคำสั่งและผู้รับคำสั่ง
จนทำให้เราไม่สามารถ
บรรลุการทำงานได้
ไม่ว่าจะอยู่ไหนตำแหน่งไหน
สูงหรือต่ำ แต่ทุกคนควรจะต้อง
มีเป้าหมายของทีมเหมือนกัน
4.5.2.ทำให้ทุกคนในทีม
เดินหน้าไปในทางเดียวกัน
การดำเนินงานแบบเป็นทีม
คือ การรักษาสัญญา
4.5.3.การสื่อสารอย่างจริงใจ
ช่วยให้ทีมมีความกลมเกลียวกัน
– อย่ามัวเดาใจ แม้ในขั้นตอนวางแผน
– การที่ลูกน้องหรือทีมงานบอกว่า
ทำไม่ได้ ในเวลาที่ทำไม่ได้จึงเป็นสิ่งจำเป็น
4.5.4.เทคนิคสำหรับหัวหน้าทีม
ที่ช่วยให้วางแผนการทำงานได้อย่างราบรื่น
– สั่งงานพร้อมระบุเวลาที่ใช้ในการทำงานนั้น
ไม่ใช่เฉพาะในเรื่องของเวลาเท่านั้น
แต่เราควร คิดเป็นตัวเลขให้เป็นนิสัย
เวลาคิดถึงเรื่องต่างๆ
เช่น ขนาดของกลุ่มเป้าหมาย
หรือจำนวนยอดขาด
เราควรคิดเป็นตัวเลขหรือจำนวนเงิน
– การปรึกษา ช่วยให้การทำงาน
มีประสิทธิภาพมากขึ้น
Good design company
จะมีการวางแผนมาตราการต่างๆ
เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
หนึ่งในการทำงานคือ
“ปรึกษากัน” ให้มากขึ้น
ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ
เพราะฉะนั้นเราจึงต้องปรึกษา
ให้ความช่วยเหลือกัน
เพื่อทำงานให้สำเร็จ
และนี่คือการวางแผนการทำงานที่ถูกต้อง
– งานของคุณจะสร้างความสุขให้กับผู้อื่น
– ทฤษฎี Butterfly Effect
แค่ผีเสื้อตัวเล็กตัวหนึ่งกระพือปีก
ทำให้เกิดผลกระทบลูกโซ่
จนเกิดความเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่บนโลก
ขนาดผีเสื้อยังทำให้เกิดผลกระทบได้
ดังนั้นหากมนุษย์ลงมือทำอะไรสักอย่าง
ก็อาจทำให้โลกเปลี่ยน
อย่างยิ่งใหญ่ได้เช่นกัน
ทั้งหมดทั้งมวลนี้อาจเริ่มต้นด้วย
การ “จินตนาการ”
