ทำงานยากให้ง่าย แค่ฝึกนิสัยคิดเป็นตัวเลข

ทุกธุรกิจล้วนเกี่ยวข้องกับ “ตัวเลข” อาวุธที่แข็งแกร่งของคนทำงานเก่งก็คือ “ตัวเลข” แทนที่จะอธิบายด้วยคำพูดหรือข้อความ จงใช้ “ตัวเลข” ทำงาน 4 ขั้นตอนที่พัฒนาทักษะด้านตัวเลขของคุณครบทุกมิติ ทั้งการคิด การวิเคราะห์ การจัดการและการรายงาน ที่ช่วยตีสนิทกับตัวเลขได้ง่ายขึ้น และนำไปจัดใช้ระบบการทำงานได้อย่างเป็นระบบ

โนฮยอนแท Manufacturing Management/  Global Infra Technology Principal Professional ได้นำเสนอ “วิธีการใช้ตัวเลข” จากประสบการณ์ตรงที่ทำงานมากกว่า 16 ปี ซึ่งเป็นเทคนิคช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงขึ้น 200%

คู่มือที่ช่วยให้คุณมี Mineset ที่ดีเกี่ยวกับตัวเลขไปตลอด ลำดับขั้นการเติบโตในช่วงชีวิตการทำงานตั้งแต่ระบบ Beginner ที่ความรู้เรื่องตัวเลขเป็น 0 ไปจนถึงขั้น Advance ที่มีเซนส์ด้านตัวเลขแบบที่ใครก็คาดไม่ถึง

Step 1 ทำเรื่องซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่าย

“ทักษะการคิดเชิงตัวเลข” ในการทำงานจริงที่มีหลายครั้งที่เราเข้าใจสภาพปัจจุบันส่วนใหญ่อย่างชัดเจนแต่กลับสับสนกับเป้าหมาย ซึ่งอาจมีหลายสาเหตุ เช่น การปะปนของเป้าหมายที่คล้ายคลึงกัน หรือเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา จงอย่าลืมว่าการดูเป้าหมายเกี่ยวกับสภาพปัจจุบันอย่างชัดเจนคือ ตัวช่วยที่ทำให้แก้ปัญหาได้ตรงจุด

ตรวจเลขที่เราต้องให้ความสำคัญมากที่สุดก็คือ “เป้าหมาย” ทั้งเป้าหมายที่ดำเนินการ ซึ่งเป็นเป้าหมายขั้นต้นและเป้าหมายท้าทายที่ช่วยให้บริษัทเติบโต โดยเป้าหมายที่ว่ามีแตกต่างออกไปกันตามแต่ละแผนกเช่น การตลาด การผลิต หรือการขาย และเป้าหมายของแต่ละแผนกก็ยังถูกแบ่งออกเป็นเป้าหมายรายเดือนอีกด้วย

การมีเป้าหมายย่อยจำนวนมากซึ่งแปรผันไปตามเป้าหมายใหญ่สุดของบริษัท จึงเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะรู้คำตอบออกมาเป็นตัวเลขได้ทุกอย่าง เราจึงต้องสร้างรูปแบบที่ช่วยให้ระบบตัวเลขที่จำเป็นออกมาให้ได้ก่อนเป็นเรื่องยากที่เราไล่ตามตัวเล็กมากมายเกี่ยวกับงานได้ทั้งหมด เมื่อเป็นเช่นนั้นทำไมเราไม่โฟกัสกับตัวเลขสำคัญที่เรียกว่า “ผลงานกับเป้าหมาย” ในหน้างานจริงเรามักเกิดปัญหามากมายขึ้นเราจึงจำเป็นต้องมีสติและคิดให้มีตรรกะให้ได้โดยออกแบ่งเป็น 2 วิธีใหญ่ๆดังนี้

การแก้ปัญหาชั่วคราวหรือก็คือมาตรการเร่งด่วน (Quick Fix) เป็นวิธีรับมือเพื่อแก้ไขสถานการณ์เร่งด่วนเพียงชั่วคราวจนกว่าจะคิดมาตรการแก้ปัญหาที่แท้จริงออกมาได้ เพื่อไม่ให้ปัญหาแย่ลงกว่าเดิม การแก้ไขปัญหาอย่างแท้จริง “การคิดเชิงตรรกะ” หรือการแก้ไขปัญหาแบบ”Slow Fix”โดยเริ่มวิเคราะห์สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา ถ้าเรามีทักษะการคิดเชิงตรรกะติดตัวไว้ เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นก็จะหามาตรการแก้ไขได้อย่างง่ายดาย…. นิยาม ตรรกะ และผลกระทบคือ 3 หัวใจหลักของการทำงานด้วยตัวเลข

• “นิยาม” หมายถึงการรู้ว่าเรากำลังพูดถึงอะไรบ่อยครั้งที่เราไม่ได้มีความรู้หรือศึกษาเรื่องนั้นอย่างลึกซึ้ง แต่เพียงแค่ได้ยินหรือได้เห็นมาจากคนรอบตัว จึงเข้าใจผิดว่าตัวเองรู้เรื่องนั้นดีแล้วทำให้เผชิญหน้ากับคำถามของอีกฝ่ายไม่ได้
• “ตรรกะ” หมายถึงการเข้าใจเชื่อมโยง เชิงเหตุผลของเรื่องต่างๆที่เรากำลังพูดถึง
• “ผลกระทบ” หมายถึงการรู้ว่าคำอธิบายของเราส่งผลอย่างไร

นอกจากต้องรู้เรื่องผลลัพธ์เชิงบวก ตัวเลขในการทำงานเกิดขึ้นมาได้อย่างไร ปกติแล้วราคาของสินค้าจะถูกกำหนดโดยพิจารณาจากต้นทุนต่างๆเช่น การผลิต การจัดการ และการจัดจำหน่าย รวมทั้งกำไรที่คาดหวัง การคิดราคาสินค้าจะมีเหตุผลที่ซับซ้อนและไม่ได้ขึ้นอยู่กับปัจจัยใดเพียงปัจจัยเดียว แต่การรู้รายละเอียดเหล่านี้ ก็จะช่วยให้เข้าใจกลไกการทำงานของราคาและความผันผวนของมันได้

Step 2 การอ่านข้อมูลต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

“ทักษะการวิเคราะห์ตัวเลข” เมื่อตรวจสอบ KPI (ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ) ตัวบ่งชี้โดยรวมอย่างตัวบ่งชี้ทีมจะถูกตรวจสอบก่อน จากนั้นจึงตรวจสอบตัวบ่งชี้บางส่วนโดยละเอียด ในขณะที่ดู KPI เราต้องตรวจสอบความคืบหน้าของงานและเป้าหมายด้วยเพื่อดูว่ามีอะไรเกินหรือขาดไป และสาเหตุคืออะไร จากตัวบ่งชี้นี้เราจะเข้าใจผลการปฏิบัติงานของแผนกหรือการเติบโตของธุรกิจได้ หลักเกณฑ์ที่ชี้ชัดทำให้ตัวเลขมีความหมายการอ่านตัวเลขในการทำงานได้อย่างถูกต้อง เราต้องมีมาตรฐานในการตัดสินที่ชัดเจนและต้องเลือกคำศัพท์ที่เหมาะสม เพื่อใช้อธิบายมาตรฐานนั้น

หากต้องโน้มน้าวฝ่ายตรงข้ามด้วยความคิดของเรา ให้ลองอ่านตัวเลขในเอกสารหรือรายงานโดยใช้มาตรฐานแบบอิงกลุ่มจะทำให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริงมากขึ้น เทคนิคการอ่านตัวเลขนี้ยังเป็นประโยชน์ในชีวิตประจำวัน โดยช่วยให้แยกแยะว่าตัวเลขไหนเป็นเท็จ ตัวเลขไหนน่าเชื่อถือ จัดระเบียบงานและข้อมูลที่ซับซ้อนด้วยสถิติ

ถ้าตัวแทนซึ่งมักปรากฏในทางสถิตินั้นคือค่าที่แสดงถึงลักษณะพิเศษของข้อมูลทั้งหมดอธิบายให้เข้าใจง่ายก็ เช่น เงินเดือนเฉลี่ยต่อปีของพนักงานออฟฟิศในเกาหลีหรือราคากลางของอพาร์ทเม้นท์ในโซล ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของ “สถิติ”คือ แม้แต่ข้อมูลที่ซับซ้อนก็สามารถจัดเป็นระเบียบให้ดูรู้เรื่องได้ในการอ่านเพียงครั้งเดียว

ถ้าเรารู้ค่าเฉลี่ยตัวเลขจะเป็นเรื่องง่ายการคำนวณค่าเฉลี่ยทั้งหมดด้วยค่าเฉลี่ยเลขคณิตมีข้อดีคือ ทำให้การคำนวณง่ายขึ้นในขณะเดียวกันก็ทำให้เกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ขึ้นได้ ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดคือ การบิดเบือนจากการมีค่าสุดขีด (extreme value) พูดง่าย ๆ คือ หากข้อมูลของเรามีตัวเลขที่มีค่าสูงสุดหรือต่ำสุดอยู่ในนั้นจะทำให้ค่าเฉลี่ยเปลี่ยนไป

บริษัทแต่งต่าง ๆ จะวิเคราะห์อัตราการเติบโตจากผลการดำเนินงานที่ผ่านมา แล้วคาดการณ์อัตราการเติบโตเฉลี่ยในอนาคต พูดง่าย ๆ  คือ การแปลงข้อมูลที่สำคัญต่อการตัดสินใจออกมาเป็น “ค่าเฉลี่ย”นั่นเอง ดังนั้นหากเลือกวิธีคำนวณค่าเฉลี่ยผิดตัวเลขก็จะเปลี่ยนไปส่งผลให้กำหนดทิศทางการดำเนินธุรกิจคลาดเคลื่อน

เพื่อให้เข้าใจธรรมชาติของข้อมูลยังมีสิ่งหนึ่งที่เราต้องทำความเข้าใจไปพร้อมพร้อมกับค่าเฉลี่ยด้วยนั่นคือ “ค่าเบี่ยงเบน” คือค่าความต่างระหว่างข้อมูลแต่ละตัวกับค่าเฉลี่ย และเป็นตัวเลขที่ระบุว่าข้อมูลแต่ละตัวอยู่ห่างและเอนเอียงไปจากค่าเฉลี่ยมากน้อยแค่ไหน การพิจารณาดู “ค่าเบี่ยงเบน” จะช่วยให้เราเข้าใจปัญหาที่ไม่ได้แสดงออกมาเป็นค่าเฉลี่ย

เนื่องจากค่าเฉลี่ยจะแสดงชุดข้อมูลออกมาเป็นตัวเลขเดียว ดังนั้นจึงอ่านง่าย แต่จะเก็บรายละเอียดได้ยาก เช่น จากตัวอย่างเรื่องผลการเรียนก่อนหน้านี้มีนักเรียน 2 คนมีค่าเฉลี่ยเท่ากัน จึงดูเหมือนว่าไม่แตกต่างกัน แต่เมื่อดูค่าเบี่ยงเบนแล้วกลับพบว่าต่างกัน

หากเรารู้ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ก็จะตรวจสอบพิสัยไปจนถึงค่าเบี่ยงเบนของข้อมูลทั้งหมดได้ หากส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานมีค่าน้อยหมายความว่าข้อมูลนั้นมีความเสถียรและเมื่อนำไปใช้กับการทำงานจะแปลว่าข้อมูลมีความผันผวนน้อยมากนั่นเอง ความหมายเปลี่ยนไปตามกาลเวลา การทำความเข้าใจปรากฏการณ์ในเวลาใดเวลาหนึ่งจะสำคัญ แต่เราก็จำเป็นต้องตรวจสอบความเปลี่ยนแปลงตาม “อนุกรมเวลา” (time series) ซึ่งมีองค์ประกอบ 3 ประการดังต่อไปนี้

• “แนวโน้ม”(เทรนด์) เมื่อมีข้อมูลเพิ่มขึ้นหรือลดลงเป็นระยะเวลานานเราจะเรียกว่า “แนวโน้ม”
• “ความแปรผันตามฤดูกาล” หากมีการเปิดตัวเลขลักษณะเดียวกันในวันเดียวกันของไตรมาส เดือน หรือสัปดาห์ใดๆในแต่ละปีแสดงว่ามีความแปรผันตามฤดูกาลอยู่ในนั้น ซึ่งความแปรผันตามฤดูกาลจะมาในรูปแบบของความถี่…
• “การผันแปรตามวัฏจักร” หมายถึงแนวโน้มของกราฟที่จะเพิ่มขึ้นหรือลดลงในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แม้ว่าจะไม่พบแบบแผนจำเพาะใด ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นลำดับเวลาเลยก็ตามลักษณะพิเศษคือการมีวงจรเกิดที่ไม่ตายตัว

Step 3 ค้นหาตัวเลขที่เราต้องการ

ทักษะการจัดการตัวเลขวัดเรื่องเชิงคุณภาพให้ออกมาเป็นปริมาณมีทางธุรกิจทุกอย่างต้องวัดออกมาเป็นปริมาณ แต่การแปลงทุกอย่างออกมาเป็นตัวเลขนั้นมันยากกว่าที่คิด ในขณะที่เรามีข้อมูลตัวเลขเชิงปริมาณ เช่นยอดขาย กำไร ต้นทุน และอัตราการใช้กำลังผลิต ข้อมูลเชิงคุณภาพอย่างการรับรู้ พฤติกรรม หรืออารมณ์ เป็นเรื่องที่วัดออกมาเป็นปริมาณได้ยาก การแปลงข้อมูลเชิงคุณภาพออกมาเป็นเชิงปริมาณเรียกว่า “การวัดปริมาณ” ซึ่งการตีเป็นค่าปริมาณโดยอ้อมของลักษณะจำเพาะใดๆ ที่แสดงเป็นตัวเลขออกมาโดยตรงได้ยาก วิธีนี้จะใช้เทคนิคทางสถิติ โดยแบ่งออกเป็น  3 วิธีด้วยกัน

“ดัชนี” เป็นเป้าหมายของวิธีนี้คือการค้นหาตัวแปรเชิงปริมาณ 1 ตัวที่มีสหสัมพันธ์กับข้อมูลเชิงคุณภาพที่เราต้องการวัดปริมาณอยู่สูง เช่น เมื่อมีคนกล่าวว่า “เราสามารถรู้ระดับของวัฒนธรรมใด ๆ ได้จากปริมาณการใช้ม้วนฟิล์มภาพยนตร์” ก็เท่ากับว่าจะนำปริมาณการใช้ฟิลม์มาเป็นตัวบ่งชี้ระดับของวัฒนธรรม วิธีนี้ไม่ซับซ้อนเมื่อเทียบกับวิธีอื่นแต่กลับมีประโยชน์มากที่สุด หากตัวแปรอื่นมีความแปรปรวนสูงมาก “มาตราส่วน” วิธีนี้ต่างจากดัชนีเพราะเป็นการคำนวณค่าออกมาด้วยการสมมาตรเชิงเส้น โดยอิงจากตัวแปรเชิงปริมาณตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไปที่มีสหสัมพันธ์กันสูง

สำหรับสมการเชิงเส้นนั้นโดยทั่วไปจะเป็นผลรวมหรือค่าเฉลี่ยเลขคณิตของตัวแปรเชิงปริมาณเช่น เมื่อเราต้องการสร้างวัดปริมาณความตั้งใจที่จะเรียนรู้ของสมาชิกในทีมก็ต้องคำนวณค่าเฉลี่ยเลขคณิตของอัตราการสมัครฝึกอบรมกับอัตราการเข้าร่วมฝึกอบรมออกมา…

“เอกซ์โพเนนเชียล” เป็นการสร้างนิพจน์พีชคณิตอื่นๆที่ไม่ใช่สมการเชิงเส้นเพื่อให้ได้ค่าออกมา เป็นรูปแบบได้รับการพัฒนาเพิ่มเติมของสมการเชิงเส้นที่ใช้วัดอัตราการสมัครฝึกอบรมกับอัตราการเข้าร่วมฝึกอบรม โดยทำหน้าที่บ่งชี้ให้เห็นความตั้งใจด้านการเรียนรู้ของสมาชิกในทีมแล้วสร้างนิพจน์พีทคณิตออกมาเพิ่มเติม

ด้วยตัวแปรต่าง ๆ เช่น จำนวนการมีส่วนร่วมในการประเมิน คะแนนประเมินและปริมาณการซื้อหนังสือเป็นต้น ยิ่งก้าวกระโดดหนีจากดัชนีไปเป็นมาตราส่วนและเอกซ์โพเนนเชียลมากขึ้นเท่าไหร่เราก็จะยิ่งรวมตัวแปรได้มากขึ้นเท่านั้นและยังสามารถเพิ่มความแม่นยำได้ด้วยการเพิ่มสูตรหรือน้ำหนักทางสถิติ

การทำข้อมูลให้อยู่ในรูปเชิงตรรกะนั้นหากตัดความสัมพันธ์ระหว่างX (ตัวแปรอิสระ) กับ Y (ตัวแปรตาม) เท่านั้น เราก็จะได้สูตรขึ้นมาได้อย่างง่าย ๆ และหากเราสามารถวัดปริมาณข้อมูลและตรรกะออกมาเพื่อสร้างรูปแบบได้ เราก็จะตอบสนองงานที่ทำซ้ำ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างเชี่ยวชาญ สร้างสิ่งที่คาดการณ์ออกมาได้ให้เป็นภาพจำลองเหตุการณ์ ความยากที่สุดในการทำงานคือ “ความไม่แน่นอน” แม้ว่ามันจะเป็นการตัดสินใจที่ดีที่สุดในเวลานั้นก็ตาม แต่สิ่งต่างๆก็มักไม่เป็นไปตามที่คาดไว้

ถ้าเราสร้างภาพจำลองเหตุการณ์ของกรณีที่เกิดความล้มเหลวเอาไว้ล่วงหน้า มันจะไม่แค่ช่วยให้ตัดสินใจได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้เห็นสิ่งที่ควรทำเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดสถานการณ์ต่าง ๆ เหล่านั้นขึ้นมาด้วย แม้ว่าการสร้างภาพจำลองเหตุการณ์ต่าง ๆ เอาไว้ให้มากที่สุดจะเป็นเรื่องดี

แต่เหตุการณ์ที่คล้ายกันและมีความแตกต่างที่ไม่ชัดเจนมีแต่จะเพิ่มความสับสนในการตัดสินใจ ปัจจัยต่าง ๆ จะแตกต่างกันออกไปตามน้ำหนักของมัน ค่าเฉลี่ยแบบถ่วงน้ำหนักก็สำคัญกับการทำงานของเรา เพราะเรื่องต่างๆในบริษัทมักเกิดจากปัจจัยหลายอย่างรวมกัน ในกรณีเช่นนี้ เราต้องถ่วงน้ำหนักที่เหมาะสมกับตัวแปรต่างๆเพื่อให้ได้มาซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่สมเหตุสมผล…

เราสามารถถ่วงน้ำหนักที่ว่ามาใช้ได้หลากหลายวิธีแต่ก็ยังต้องจำเอาไว้ให้ดีว่าจุดประสงค์หลักของการใช้ถ่วงน้ำหนักในงานคือเพื่อลดความแตกต่างระหว่างตัวเลขที่ได้กับความเป็นจริง จัดหมวดหมู่สิ่งสำคัญออกเป็น ABC การวิเคราะห์แบบ ABC

1. เรียงลำดับความบกพร่องของผลิตภัณฑ์จำนวนครั้งที่เกิด
2. กำหนดจำนวนข้อบกพร่องทั้งหมดไว้ 100% แล้วคำนวณเปอร์เซ็นต์สำหรับข้อบกพร่อง แต่ละประเภท เช่น หากจำนวนข้อบกพร่องทั้งหมดคือ 1,000 และเกิดจากข้อบกพร่องของA คือ 350 ครั้ง เปอร์เซ็นต์ของข้อบกพร่อง A จะเท่ากับ 35%
3. คำนวณเปอร์เซ็นต์สะสมตามลำดับข้อบกพร่องที่มีเปอร์เซ็นต์สูงสุด
4. แกนตั้งของกราฟคืออัตราการเกิดข้อบกพร่องสะสมส่วนแกนนอนคือ ประเภทของข้อบกพร่อง แล้วเขียนอัตราการครอบครองสะสมของข้อบกพร่องไว้บนแกนตั้งและประเภทของข้อบกพร่องไว้บนแกนนอน เพื่อระบุอัตราส่วนองค์ประกอบสะสม สำหรับข้อบกพร่องแต่ละประเภท
5. วาดเส้นแนวนอนที่แกนตั้งที่จุดที่มีค่า 70-90% และวาดเส้นแนวตั้งที่จุดตัดของกราฟและเส้น

การวิเคราะห์แบบ ABC จะมีประโยชน์มากขึ้น เมื่อเรามีเป้าหมายจำนวนมากที่ต้องจัดการ ซึ่งร้านค้าปลีกขนาดใหญ่หลายแห่งในเกาหลีอย่าง Costco กับ Emart traders ก็ได้นำวิธีนี้ไปใช้ในหลากหลายด้าน เช่น ใช้แก้ปัญหาการจัดวางผลิตภัณฑ์ โดยคำนึงถึงระดับความพึงพอใจของลูกค้า และเป้าการขาย ซึ่งถือเป็นการจัดกลุ่มสินค้าอย่างละเอียดถี่ถ้วนโดยดูจากการมีส่วนในยอดขายหรือไม่นั่นเองเทคนิคนี้ก็นำมาใช้กับการทำงานได้ดีด้วย โดยให้ความสำคัญกับงานที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้มากกว่าเป็นอันดับแรก

การวางแผนแบบย้อนกลับ จะเริ่มต้นด้วยการค้นหาจุดกึ่งกลางและจุดเริ่มต้นไปพร้อมๆกับจุดที่เป็นเป้าหมายในขั้นสุดท้าย สาเหตุที่เราต้องหาจุดกึ่งกลางและจุดเริ่มต้นก็เพื่อป้องกันการเกิดความล่าช้าในขั้นตอนสุดท้าย และเมื่อช่วงเวลาต่างๆชัดเจนก็จะทำให้รู้ว่าในปัจจุบันงานนั้นล้ำหน้าหรือล้าหลังกว่ากำหนดการที่วางแผนไว้และวิธีนี้ยังช่วยให้รู้ว่าจุดใดที่ต้องทุ่มเททรัพยากรที่เรามีลงไปอีกด้วย ทำให้แม้ว่าจะมีตัวแปรต่างๆเกิดขึ้น เราก็จะผ่านพ้นวิกฤตไปได้ด้วยความสามารถในการกำหนดมาตรการที่ยืดหยุ่นออกมานั่นเอง

Step 4 สุดท้ายความเห็นของคุณก็ได้ออกไปเฉิดฉาย

ทักษะการรายงานตัวเลข “รายงาน” คือ การแจ้งผลหรือสถานการณ์ ของงานเป็นตัวเลข พร้อมทานต้องอธิบายตัวเลขนี้ให้บุคคลอื่นเข้าใจง่ายด้วย การรายงานในที่ทำงานแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามวัตถุประสงค์ประเภทแรกคือ “รายงานด่วน” ส่วนอีกประเภทคือ “รายงานการวางแผน” การรายงานด่วนคือ การอธิบายอย่างรวดเร็วและเน้นจุดสำคัญเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันและเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอย่างอุบัติเหตุหรือประเด็นต่างๆ รายงานการวางแผนจึงจัดเป็นกระบวนการที่นำเสนอตัวเลขอย่างแม่นยำ พร้อมทั้งอธิบายตัวเลขเหล่านั้นออกมาอย่างมีตรรกะ โดยทั่วไปเรามีวิธีการนำตัวเลขมาใช้ในรายงาน 3 วิธีด้วยกัน

• การเขียน “เป้าหมายและผลงาน”ออกมาเป็นตัวเลข
• การเขียนเวลา “อดีต-ปัจจุบัน-อนาคต” ออกมาเป็นตัวเลขตามลำดับเวลา
• การเปรียบเทียบแล้วเขียนออกมาเป็นตัวเลข

สิ่งที่ต้องดูให้ได้มากที่สุดก็คือ สาเหตุที่ทำให้ เกิดความแตกต่าง หากมีความเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้นเราต้องหาสาเหตุให้เจอ หลังจากนั้นค่อยพูดคุยแบ่งปันเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันและสาเหตุกับหัวหน้าพร้อมระบุว่าเป็นสิ่งที่เราคาดการณ์เอาไว้หรือไม่ นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบด้วยว่าระดับการเปลี่ยนแปลงนั้นสมเหตุสมผลและเป็นที่ยอมรับหรือไม่ เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่อาจต้านทานหรือหลีกเลี่ยงได้หรือไม่ อีกครั้งควรตรวจสอบด้วยว่าเป็นสิ่งชั่วคราวหรือถาวร สิ่งที่น่าเคลือบแคลงสงสัยที่สุดสำหรับผู้ที่ได้รับรายงานก็คือ ทำไมค่าตัวเลขต่าง ๆ จึงเปลี่ยนไป

หากเราระบุสาเหตุของความแตกต่างจากมุมต่าง ๆ ได้อย่างเฉพาะเจาะจงและเพิ่มข้อมูลการวิเคราะห์ที่จำเป็นลงอย่างรัดกุม ก็คงไม่มีรายงานใดจะครบเครื่องไปกว่านี้อีกแล้ว การรายงานถือว่าเป็นกระบวนการแลกเปลี่ยน ข้อมูลแบบหนึ่ง มักมาพร้อมกับความยากลำบาก ไม่ว่าเล็กน้อยหรือใหญ่หลวงก็ตาม ดังนั้นอย่าลืมแยกสิ่งสำคัญออกจากสิ่งไม่สำคัญและเรียงลำดับการพูดรายงานให้เหมาะสม

กราฟคือ วิธีถ่ายทอดตัวเลขที่เป็นมิตรที่สุดการคิดให้ออกว่ากราฟใดจะช่วยสื่อสารตัวเลขที่เราต้องการให้อีกฝ่ายเข้าใจง่ายได้บ้าง ถ้าตัดสินใจไม่ได้ก็ให้เราใช้กราฟแท่งไปก่อนค่อยแก้ไขด้วยกราฟอื่นขอแค่จำหน้าที่และวัตถุประสงค์ของกราฟให้ได้ก็พอแล้ว ตัวเลขเปรียบเสมือนภาษาที่สองสำหรับคนทำงาน ยิ่งเรียนรู้และเป็นมิตรกับตัวเลขได้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งยกระดับคุณภาพชีวิตการทำงานให้ก้าวกระโดด