Close

กลยุทธ์การบริหารเวลา ฉบับมือใหม่

บริหารเวลาอย่างไร

การบริหารเวลาให้ดีขึ้น ส่งผลให้คุณมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญและทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งเป้าหมายการพัฒนาเช่นนี้ มีความสำคัญต่อความสำเร็จในอาชีพอย่างแท้จริง

ความหมายการบริหารเวลา  

การบริหารเวลา หมายถึง กระบวนการตัดสินใจที่จัดเป็นโครงสร้าง ปกป้อง และปรับเวลาของบุคคลให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป

ทักษะพิเศษที่แยกความสำเร็จออกจากความล้มเหลว 

1.การรับรู้ (Awareness)

การคิดตามความเป็นจริงเกี่ยวกับเวลาของคุณ โดยเข้าใจว่า มันเป็นทรัพยากรที่จำกัด

2.การจัดลำดับความสำคัญ (Arrangement)

การออกแบบและจัดระเบียบเป้าหมาย แผนงาน กำหนดการ และงานของคุณ เพื่อใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

3.การปรับตัว (Adaptation)

มีการปรับตัว โดยอาจจะเริ่มจากการบันทึกเวลาที่คุณใช้ไปในขณะที่ทำกิจกรรมต่าง ๆ หรือปรับตัวโดยการจัดลำดับความสำคัญใหม่

วิธีพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ

1.สร้างทักษะการบริหารเวลา

สามารถทำได้โดยใช้การประเมินตามวัตถุประสงค์ อาจจะจำลองสถานการณ์หรือการขอคำติชมจากผู้อื่น เช่น เพื่อนร่วมงาน, เจ้านาย

2.รู้จักนิสัยตัวเอง

ทักษะ ไม่ใช่บุคลิกภาพ แต่เป็นคุณลักษณะส่วนบุคคลที่อ่อนไหวที่สุดและให้ ROI ที่ยิ่งใหญ่ที่สุด สำหรับความพยายามในการพัฒนาตนเอง

3.ระบุและจัดลำดับความสำคัญของทักษะที่คุณต้องปรับปรุง

การจัดลำดับความสำคัญ ถือเป็นเรื่องที่ดีของการพัฒนาทักษะของคุณ คุณอาจเน้นที่ทักษะเร่งด่วน สำคัญที่สุดที่จำเป็นก่อน แล้วจึงค่อยดำเนินการงานอื่น ๆ ต่อไป

กลยุทธ์การบริหารเวลา

1.การพัฒนาทักษะการรับรู้

ประสิทธิผลแตกต่างจากประสิทธิภาพ ประสิทธิผลคือ การทำสิ่งที่ดี ส่วนประสิทธิภาพคือ การทำสิ่งที่รวดเร็ว ทั้งสองอย่างนี้มีความสำคัญเพราะเป็นการแสวงหาประสิทธิภาพ เพื่อผลประโยชน์ของตัวเองทำได้โดย …

  • ค้นหาเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณ โดยการแบ่งวันปกติของคุณออกเป็น 3 ถึง 4 ช่วงเวลา และในหนึ่งสัปดาห์ให้จัดลำดับช่วงเวลาเหล่านี้จากผลผลิตมากที่สุดไปน้อยที่สุด (ผลผลิตมากที่สุดคือ ประสิทธิภาพสูงสุด)
  •  รักษาเวลาของคุณให้เหมือนเงิน สร้างงบประมาณเวลา มีการบันทึกว่า คุณใช้เวลาอย่างไรในแต่ละสัปดาห์ จัดหมวดหมู่เวลาเป็นเวลาที่กำหนด (ต้องทำ) และเวลาตามที่เห็นสมควร (อยากทำ)
  • ลองจับเวลาดู พร้อมบันทึกระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับงานที่มีต้องทำอย่างชัดเจน แทนที่จะบันทึกเวลาที่เหลืออยู่
  • ประเมินเวลาตามความเป็นจริง หลังจากเสร็จสิ้นโครงการ ให้คุณประเมินว่า จะใช้เวลานานแค่ไหนและใช้เวลานานเท่าใด
  • ใช้มุมมองด้านเวลาในอนาคต ลองนึกดูว่างานที่คุณทำอยู่ตอนนี้ จะนำพาคุณไปเจอสิ่งดี ๆ หรือทำร้ายคุณในอนาคต
  • หลีกเลี่ยงความผิดพลาดด้านต้นทุนที่จมลง เมื่อคุณคิดว่า คุณใช้เวลากับกิจกรรมมากเกินไปให้พยายามถอยออกมา และประเมินความสำคัญของกิจกรรมนั้น เช่น ผลลัพธ์มีค่าเพียงใด ใครจะได้รับผลกระทบ เป็นต้น)

2.การพัฒนาทักษะการจัดลำดับความสำคัญ

งานที่ไม่คุ้นเคยแต่สำคัญ มักมีช่วงการเรียนรู้ที่ชันกว่าและต้องใช้เวลาที่คาดเดาน้อย การพัฒนาทักษะการจัดการไม่ได้เกี่ยวกับการจัดระเบียบงานของคุณ

แต่เกี่ยวกับการควบคุมชีวิตของคุณ แล้วจัดโครงสร้างงานของคุณโดยรอบ ซึ่งการพัฒนาทักษะการจัดลำดับความสำคัญมี ดังนี้

  • การแสดงรายงาน รายการสิ่งที่ต้องทำ หรือการประชุมของคุณนั้นยังไม่เพียงพอ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและสิ่งที่จำเป็นมากกว่านี้
  • หลีกเลี่ยงผลกระทบเร่งด่วนเพียงอย่างเดียว ความเร่งด่วนและความสำคัญมีความเกี่ยวข้องกัน แต่มีแนวคิดที่แตกต่างกัน งานเร่งด่วนจำเป็นต้องดำเนินการทันที ในขณะที่งานที่สำคัญมีผลกระทบที่สำคัญและระยะยาวมากกว่า งานที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญควรเริ่มทำก่อน
  • ใช้แอป Calendar บันทึกวันที่ครบกำหนดสำหรับงานและการนัดหมาย และควรดำเนินการทันที เมื่อมีการวางแผนหรือร้องขอ อาจเตือนด้วยป้ายกำกับหรือรหัสสี
  • ตั้งเวลาเตือน ทำการนัดหมายในปฏิทินด้วยตัวคุณเอง เพื่อให้แน่ใจว่า มีเวลาอย่างต่อเนื่องเพื่อคุณจะได้มีเวลาในการทำโครงการที่สำคัญที่สุดของคุณ
  • ลดข้อผิดพลาดในการประเมินที่ต่ำเกินไป เมื่อจัดทำแผนให้ขอความคิดเห็นจากฝ่ายที่เป็นกลางเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านเวลาที่คาดการณ์ไว้
  • ลองลดเป้าหมายลงครึ่งหนึ่ง เมื่อพยายามดิ้นรนเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ดูเหมือนจะท้าทายเกินไป ให้ลองตั้งเป้าหมายที่ไม่ยากจนเกินไป

3.การพัฒนาทักษะการปรับตัว

ทักษะเหล่านี้ได้รับการทดสอบและพัฒนาในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูงและบางครั้งอาจถึงขั้นวิกฤต ความท้าทายคือ การจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าวโดยไม่รู้สึกหงุดหงิด วิตกกังวล หรือฟุ้งซ่าน

  • ลองใช้ habit stacking หรือการเพิ่มสิ่งใหม่ ๆ ลงในกิจวัตรเดิม ๆ เพื่อเชื่อมโยงพฤติกรรมการบริหารเวลากับนิสัยที่คุณมีอยู่แล้ว เช่น ติดตามความคืบหน้าทุกเช้า-เย็น ในขณะที่คุณนั่งทานอาหารเย็น
  • หากงานมีจำนวนที่เยอะ คุณอาจจะใช้เวลาสัก 15 ถึง 30 นาทีทำงานที่ค้างอยู่ เพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง
  • ทดลองกับแอปติดตามเวลาหรือรายการตรวจสอบ อย่าลืมว่า ผลประโยชน์จะต้องเกินต้นทุน  เมื่อใช้เครื่องมือเหล่านี้ กำไรควรมีมากกว่าเวลาที่ใช้ไปกับแอป
  • อย่าเป็นคนขี้ลืม อาจจะเตือนตัวเองด้วยการบันทึก แต่ควรอธิบายอย่างละเอียด ไม่ใช่ 1-2 คำ
  • สร้างแผนฉุกเฉิน นึกถึงกรณีที่ดีที่สุดและเลวร้ายที่สุด เมื่อคุณสรุปผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ในแผนของคุณ
  • หากมีงานที่สำคัญ ควรให้เวลากับสิ่งที่อยู่ตรงหน้า ไม่แตะโซเชียลมีเดีย เพื่อปล่อยเวลาทิ้งไป หรือคุณอาจจะแบ่งเวลาในการทำงานกับเวลาว่างอย่างชัดเจนไปเลย

การปรับปรุงการบริหารเวลายังคงเป็นเป้าหมายที่ยั่งยืนและยืนยาว ดังนั้นคุณจำเป็นต้องเป็นผู้จัดการเวลาที่ดีขึ้นในทุกความพยายาม เริ่มต้นด้วยการละทิ้งส่ิงที่รบกวน และแก้ไขให้ดีขึ้น

 

Resource: https://hbr.org/2020/01/

กัญชลี ราชสาร (แพรว) Creative Content จบจากมหาวิทยาลัยหอการค้าไทย คณะนิเทศศาสตร์ เกียรตินิยมอันดับ 2 ชอบอ่านหนังสือตอนดึก ๆ จนปัจจุบันกลายมาเป็นนักเขียนออนไลน์ สร้างรายได้จากที่บ้าน และตั้งใจจะใช้เวลาที่คนอื่นนอนหลับ สร้างสรรค์เนื้อหาดีๆ มาเสิร์ฟทุกเช้า ตอนทุกคนตื่นนอน

Work360 ใช้คุกกี้เพื่อให้ท่านได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้น
อ่านนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy Policy) และนโยบายคุกกี้ (Cookie Policy)

scroll to top