การบริหารเวลาให้ดีขึ้น ส่งผลให้คุณมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญและทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งเป้าหมายการพัฒนาเช่นนี้ มีความสำคัญต่อความสำเร็จในอาชีพอย่างแท้จริง
เลือกหัวข้ออ่าน
ความหมายการบริหารเวลา
การบริหารเวลา หมายถึง กระบวนการตัดสินใจที่จัดเป็นโครงสร้าง ปกป้อง และปรับเวลาของบุคคลให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป
ทักษะพิเศษที่แยกความสำเร็จออกจากความล้มเหลว
1.การรับรู้ (Awareness)
การคิดตามความเป็นจริงเกี่ยวกับเวลาของคุณ โดยเข้าใจว่า มันเป็นทรัพยากรที่จำกัด
2.การจัดลำดับความสำคัญ (Arrangement)
การออกแบบและจัดระเบียบเป้าหมาย แผนงาน กำหนดการ และงานของคุณ เพื่อใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
3.การปรับตัว (Adaptation)
มีการปรับตัว โดยอาจจะเริ่มจากการบันทึกเวลาที่คุณใช้ไปในขณะที่ทำกิจกรรมต่าง ๆ หรือปรับตัวโดยการจัดลำดับความสำคัญใหม่
วิธีพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ
1.สร้างทักษะการบริหารเวลา
สามารถทำได้โดยใช้การประเมินตามวัตถุประสงค์ อาจจะจำลองสถานการณ์หรือการขอคำติชมจากผู้อื่น เช่น เพื่อนร่วมงาน, เจ้านาย
2.รู้จักนิสัยตัวเอง
ทักษะ ไม่ใช่บุคลิกภาพ แต่เป็นคุณลักษณะส่วนบุคคลที่อ่อนไหวที่สุดและให้ ROI ที่ยิ่งใหญ่ที่สุด สำหรับความพยายามในการพัฒนาตนเอง
3.ระบุและจัดลำดับความสำคัญของทักษะที่คุณต้องปรับปรุง
การจัดลำดับความสำคัญ ถือเป็นเรื่องที่ดีของการพัฒนาทักษะของคุณ คุณอาจเน้นที่ทักษะเร่งด่วน สำคัญที่สุดที่จำเป็นก่อน แล้วจึงค่อยดำเนินการงานอื่น ๆ ต่อไป
กลยุทธ์การบริหารเวลา
1.การพัฒนาทักษะการรับรู้
ประสิทธิผลแตกต่างจากประสิทธิภาพ ประสิทธิผลคือ การทำสิ่งที่ดี ส่วนประสิทธิภาพคือ การทำสิ่งที่รวดเร็ว ทั้งสองอย่างนี้มีความสำคัญเพราะเป็นการแสวงหาประสิทธิภาพ เพื่อผลประโยชน์ของตัวเองทำได้โดย …
- ค้นหาเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณ โดยการแบ่งวันปกติของคุณออกเป็น 3 ถึง 4 ช่วงเวลา และในหนึ่งสัปดาห์ให้จัดลำดับช่วงเวลาเหล่านี้จากผลผลิตมากที่สุดไปน้อยที่สุด (ผลผลิตมากที่สุดคือ ประสิทธิภาพสูงสุด)
- รักษาเวลาของคุณให้เหมือนเงิน สร้างงบประมาณเวลา มีการบันทึกว่า คุณใช้เวลาอย่างไรในแต่ละสัปดาห์ จัดหมวดหมู่เวลาเป็นเวลาที่กำหนด (ต้องทำ) และเวลาตามที่เห็นสมควร (อยากทำ)
- ลองจับเวลาดู พร้อมบันทึกระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับงานที่มีต้องทำอย่างชัดเจน แทนที่จะบันทึกเวลาที่เหลืออยู่
- ประเมินเวลาตามความเป็นจริง หลังจากเสร็จสิ้นโครงการ ให้คุณประเมินว่า จะใช้เวลานานแค่ไหนและใช้เวลานานเท่าใด
- ใช้มุมมองด้านเวลาในอนาคต ลองนึกดูว่างานที่คุณทำอยู่ตอนนี้ จะนำพาคุณไปเจอสิ่งดี ๆ หรือทำร้ายคุณในอนาคต
- หลีกเลี่ยงความผิดพลาดด้านต้นทุนที่จมลง เมื่อคุณคิดว่า คุณใช้เวลากับกิจกรรมมากเกินไปให้พยายามถอยออกมา และประเมินความสำคัญของกิจกรรมนั้น เช่น ผลลัพธ์มีค่าเพียงใด ใครจะได้รับผลกระทบ เป็นต้น)
2.การพัฒนาทักษะการจัดลำดับความสำคัญ
งานที่ไม่คุ้นเคยแต่สำคัญ มักมีช่วงการเรียนรู้ที่ชันกว่าและต้องใช้เวลาที่คาดเดาน้อย การพัฒนาทักษะการจัดการไม่ได้เกี่ยวกับการจัดระเบียบงานของคุณ
แต่เกี่ยวกับการควบคุมชีวิตของคุณ แล้วจัดโครงสร้างงานของคุณโดยรอบ ซึ่งการพัฒนาทักษะการจัดลำดับความสำคัญมี ดังนี้
- การแสดงรายงาน รายการสิ่งที่ต้องทำ หรือการประชุมของคุณนั้นยังไม่เพียงพอ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและสิ่งที่จำเป็นมากกว่านี้
- หลีกเลี่ยงผลกระทบเร่งด่วนเพียงอย่างเดียว ความเร่งด่วนและความสำคัญมีความเกี่ยวข้องกัน แต่มีแนวคิดที่แตกต่างกัน งานเร่งด่วนจำเป็นต้องดำเนินการทันที ในขณะที่งานที่สำคัญมีผลกระทบที่สำคัญและระยะยาวมากกว่า งานที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญควรเริ่มทำก่อน
- ใช้แอป Calendar บันทึกวันที่ครบกำหนดสำหรับงานและการนัดหมาย และควรดำเนินการทันที เมื่อมีการวางแผนหรือร้องขอ อาจเตือนด้วยป้ายกำกับหรือรหัสสี
- ตั้งเวลาเตือน ทำการนัดหมายในปฏิทินด้วยตัวคุณเอง เพื่อให้แน่ใจว่า มีเวลาอย่างต่อเนื่องเพื่อคุณจะได้มีเวลาในการทำโครงการที่สำคัญที่สุดของคุณ
- ลดข้อผิดพลาดในการประเมินที่ต่ำเกินไป เมื่อจัดทำแผนให้ขอความคิดเห็นจากฝ่ายที่เป็นกลางเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านเวลาที่คาดการณ์ไว้
- ลองลดเป้าหมายลงครึ่งหนึ่ง เมื่อพยายามดิ้นรนเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ดูเหมือนจะท้าทายเกินไป ให้ลองตั้งเป้าหมายที่ไม่ยากจนเกินไป
3.การพัฒนาทักษะการปรับตัว
ทักษะเหล่านี้ได้รับการทดสอบและพัฒนาในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูงและบางครั้งอาจถึงขั้นวิกฤต ความท้าทายคือ การจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าวโดยไม่รู้สึกหงุดหงิด วิตกกังวล หรือฟุ้งซ่าน
- ลองใช้ habit stacking หรือการเพิ่มสิ่งใหม่ ๆ ลงในกิจวัตรเดิม ๆ เพื่อเชื่อมโยงพฤติกรรมการบริหารเวลากับนิสัยที่คุณมีอยู่แล้ว เช่น ติดตามความคืบหน้าทุกเช้า-เย็น ในขณะที่คุณนั่งทานอาหารเย็น
- หากงานมีจำนวนที่เยอะ คุณอาจจะใช้เวลาสัก 15 ถึง 30 นาทีทำงานที่ค้างอยู่ เพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง
- ทดลองกับแอปติดตามเวลาหรือรายการตรวจสอบ อย่าลืมว่า ผลประโยชน์จะต้องเกินต้นทุน เมื่อใช้เครื่องมือเหล่านี้ กำไรควรมีมากกว่าเวลาที่ใช้ไปกับแอป
- อย่าเป็น “คนขี้ลืม“ อาจจะเตือนตัวเองด้วยการบันทึก แต่ควรอธิบายอย่างละเอียด ไม่ใช่ 1-2 คำ
- สร้างแผนฉุกเฉิน นึกถึงกรณีที่ดีที่สุดและเลวร้ายที่สุด เมื่อคุณสรุปผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ในแผนของคุณ
- หากมีงานที่สำคัญ ควรให้เวลากับสิ่งที่อยู่ตรงหน้า ไม่แตะโซเชียลมีเดีย เพื่อปล่อยเวลาทิ้งไป หรือคุณอาจจะแบ่งเวลาในการทำงานกับเวลาว่างอย่างชัดเจนไปเลย
การปรับปรุงการบริหารเวลายังคงเป็นเป้าหมายที่ยั่งยืนและยืนยาว ดังนั้นคุณจำเป็นต้องเป็นผู้จัดการเวลาที่ดีขึ้นในทุกความพยายาม เริ่มต้นด้วยการละทิ้งส่ิงที่รบกวน และแก้ไขให้ดีขึ้น
Resource: https://hbr.org/2020/01/
