ข้อมูลความเสี่ยง ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยง, การเรียกร้อง, เหตุการณ์, ความสูญเสีย และกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบในองค์กร แม้ว่า ข้อมูลความเสี่ยง จะมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร
แต่บางครั้งก็อาจเป็นเรื่องยาก ที่จะเน้นย้ำถึงความสำคัญของพนักงาน ไม่ตระหนักถึงผลกระทบ และการประหยัดทางการเงิน
แต่ผู้จัดการความเสี่ยงสามารถเอาชนะปัญหาในการสื่อสารข้อมูลความเสี่ยงได้ด้วยเทคโนโลยีซึ่งความท้าทายในการสื่อสารข้อมูลความเสี่ยงมี 6 ข้อดังนี้
เลือกหัวข้ออ่าน
1.ขาดกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน
ความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งในการสื่อสารข้อมูลความเสี่ยงคือ การไม่มีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานและประสิทธิผล เมื่อมีการเรียกร้อง พนักงานไม่แน่ใจเกี่ยวกับการส่งข้อมูลไปยังทีมความเสี่ยง
ในสถานการณ์นี้ พวกเขามักจะหันไปใช้วิธีการที่สะดวกที่สุดโดยไม่คำนึงว่า สิ่งนี้จะส่งผลต่อผู้จัดการความเสี่ยงอย่างไร ที่แย่กว่านั้นคือ พนักงานอาจไม่สามารถส่งข้อมูลหรือตัดสินใจที่จะไม่ทำ หากขั้นตอนมีความยากเกินไป
ข้อมูลความเสี่ยงในระดับสูง สามารถสร้างความท้าทายในการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร พนักงานทราบดีว่า การวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับการเรียกร้อง การสูญเสีย และแนวโน้มเป็นสิ่งสำคัญ
แต่ใครควรเป็นผู้รับผิดชอบในการเป็นเจ้าของและดำเนินการกับข้อมูลนี้ การขาดกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน ทำให้เกิดประเด็นสำคัญ 2 ประเด็นได้แก่ กระบวนการที่ใช้เวลานานและงานซ้ำซ้อน
วิธีแก้ไข: ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน
กระบวนการสื่อสารที่ใช้เทคโนโลยี สามารถสร้างมาตรฐานได้ง่าย เมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นในองค์กร พนักงานจะรู้ว่าอะไรคือ สิ่งที่จำเป็นในการรายงานเหตุการณ์ต่อทีมความเสี่ยง กระบวนการนี้อาจมีลักษณะดังนี้
- พนักงานเข้าถึงเว็บ มีการส่งข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์มือถือ
- พนักงานกรอกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ทั้งชื่อ, ข้อมูลการติดต่อของทุกฝ่าย, คำอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น, รูปภาพหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง, ข้อบังคับที่แจ้งพนักงาน
- พนักงานส่งแบบฟอร์มและข้อมูลจะถูกส่งไปยังทีมความเสี่ยงทันที และอัปโหลดไปยังระบบความเสี่ยง เพื่อดำเนินการต่อไป
- จากระบบทีมความเสี่ยง สามารถแบ่งปันข้อมูลและรายงานกับผู้บริหารหรือสมาชิกในทีมอื่นๆได้อย่างรวดเร็วตามความจำเป็น ด้วยกระบวนการนี้ พนักงานจะไม่เกิดความสับสนอีกต่อไปว่าจะทำอย่างไรเมื่อมีเหตุการณ์บางอย่างเกิดขึ้น
2.กระบวนการที่ใช้เวลามาก
หากไม่มีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารความเสี่ยงจะใช้เวลานาน สำหรับเจ้าหน้าที่ทีมความเสี่ยงอาจต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ในขณะที่ผู้ส่งข้อมูลอาจต้องกรอกแบบฟอร์มที่ซับซ้อนหรือติดต่อหลายคน
วิธีการรายงานต่างๆ ใช้เวลานานเกินความจำเป็น ยิ่งไปกว่านั้นพนักงานต้องใช้เวลาในการตัดสินใจว่า จะส่งข้อมูลอย่างไร หากไม่มีวิธีการป้อนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลการอ้างสิทธิ์ จะไม่ถูกป้อนเข้าสู่ระบบในทันที
ทำให้สมาชิกคนอื่น ๆ ในองค์กรตัดสินใจยาก ผู้บริหารต้องรายงานจากทีมความเสี่ยง เพื่อช่วยในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน เมื่อไม่สามารถรับข้อมูลนี้ได้ทันท่วงที อาจทำให้ทั้งองค์กรเดือดร้อน
วิธีแก้ไข: การขจัดกระบวนการที่ต้องใช้เวลามาก
กระบวนการที่อธิบายไว้ข้างต้น ช่วยประหยัดเวลาทั้งทีมเสี่ยงและพนักงานคนอื่น ๆ และใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการกรอกแบบฟอร์ม โดยแทบไม่ต้องติดตามผล หลังจากนั้นจะกลายเป็นความเคยชิน ไม่ต้องคัดลอกและวางคีย์ใหม่หรือรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองอีกต่อไป
3.งานซ้ำซ้อน
นอกจากจะใช้เวลานานแล้ว กระบวนการสื่อสารความเสี่ยงที่ซ้ำซ้อนยังเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดอีกด้วย ทั้้งนี้ ขึ้นอยู่กับบทบาทของพนักงาน พวกเขาอาจต้องส่งการเรียกร้องหลายสิบครั้งหรือหลายร้อยครั้งต่อเดือน
พนักงานเหล่านี้อาจรู้สึกว่า เวลาอันมีค่าของพวกเขาถูกใช้ไปกับการทำงานซ้ำ ๆ ซึ่งจริง ๆ แล้วพนักงานต้องการรู้สึกว่า มีอำนาจในงานของตนและการลบกระบวนการสื่อสารที่ยุ่งยากออกไป ซึ่งก็เป็นวิธีหนึ่งที่ทำแล้วสำเร็จ
วิธีแก้ไข: ใช้เทคโนโลยี เพื่อกำจัดงานที่ซ้ำซ้อน
ไม่มีใครสนุกกับการปฏิบัติงานด้วยตนเอง เมื่อมีทางเลือกอื่นที่ดีกว่า การเพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงาน เช่น การส่งข้อมูลและการจัดองค์กร
ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจในที่ทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มเวลาในการทำกิจกรรมที่มีมูลค่าเพิ่มอีกด้วย ระบบอัตโนมัติเป็นคำตอบสำหรับปัญหานี้
4.ความไม่เท่าเทียมกันของข้อมูล (Asymmetric Information)
ประเด็นที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งในอุตสาหกรรมความเสี่ยงและการประกันภัยคือ ข้อมูลที่ไม่สมมาตร ปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อชุดข้อมูลเดียวกันถูกโฮสต์ในระบบหรือมีการเปลี่ยนแปลงในที่หนึ่งและไม่สะท้อนให้เห็นในอีกระบบหนึ่ง
ตัวอย่างเช่น พิจารณาความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น หากองค์กรใช้สองระบบในการติดตามข้อมูลความเสี่ยง ระบบหนึ่งสำหรับทีมความเสี่ยงในการจัดการข้อเรียกร้อง
และอีกระบบหนึ่งให้เจ้าหน้าที่รายงาน หากทั้งสองระบบไม่ได้เชื่อมต่อกัน ทั้งสองฝ่ายจะไม่ทราบเลยว่า ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง
ผลลัพธ์คือ ชุดข้อมูลสองชุดที่แตกต่างกัน และหากใช้เวอร์ชันที่ล้าสมัยหรือไม่ถูกต้องจะมีข้อผิดพลาดในการรายงานความเสี่ยงและการตัดสินใจ
วิธีแก้ไข: สร้างข้อมูลแบบสมมาตร
ด้วยเทคโนโลยีที่แข็งแกร่งขึ้น ระบบทั้งหมดขององค์กรสามารถโต้ตอบและสื่อสารกันได้ ขณะที่มีการเปลี่ยนแปลงในระบบเดียว
สิ่งนี้จะสะท้อนให้เห็นในระบบอื่นๆทั้งหมด พนักงานสามารถมั่นใจได้ว่า พวกเขากำลังใช้และตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่สุด
5.ขาดการเข้าถึงระยะไกล (Remote Access)
ความไม่สะดวกสำหรับเจ้าหน้าที่คือ กระบวนการหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น พวกเขาอาจไม่สามารถส่งข้อมูลความเสี่ยงจากภาคสนามได้
ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจยุ่งมากในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและผลพวงที่ตามมา จนไม่มีเวลาเรียกคืน กรอกข้อมูล และส่งแบบฟอร์มที่มีความยาว รายละเอียดเหตุการณ์อาจขาดหายไปหรือไม่ถูกต้องได้
พนักงานอาจจมอยู่กับงานอื่นๆและลืมส่งรายละเอียดเหตุการณ์ทั้งหมด สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลกระทบต่อความสมบูรณ์ของข้อมูลองค์กรเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลให้พนักงานถูกตำหนิซึ่งเป็นผลที่ตามมาซึ่งสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการสื่อสารที่ดีขึ้น
วิธีแก้ไข: เปิดใช้งานการเข้าถึงระยะไกล
ระบบเทคโนโลยีบางอย่าง สามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน, ในสนาม หรือจากสำนักงานของลูกค้าด้วยแล็ปท็อป, แท็บเล็ต, หรือโทรศัพท์มือถือ
สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานขจัดความไม่สะดวกในการต้องรอส่งข้อมูล โดยข้อมูลจะเข้าสู่ระบบโดยตรง ในขณะที่รักษาความปลอดภัยขององค์กร
6.การสื่อสารข้อมูลที่ถูกต้อง
ในที่สุดอาจมีการตัดการเชื่อมต่อระหว่างข้อมูลและคำศัพท์ที่ผู้จัดการความเสี่ยงต้องการ สิ่งนี้อาจสร้างความสับสนต่อพนักงานที่ถูกบังคับให้ใช้เวลาในการให้ข้อมูลซ้ำๆในรูปแบบที่แตกต่างกัน
ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจรายงานว่า มีการลื่นล้มในร้านค้าแห่งหนึ่งและต้องพูดคุยกับพนักงานที่มีความเสี่ยงในภายหลัง เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุและตำแหน่งเฉพาะของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
นอกจากนี้จะต้องมีการตกลงกันว่าจะใช้ข้อมูลประเภทใด วัตถุประสงค์โดยรวมของข้อมูลความเสี่ยงในองค์กรคืออะไร
วิธีแก้ไข: เทคโนโลยีที่แสดงให้เห็นว่า อะไรสำคัญ
ด้วยระบบข้อมูลที่ช่วยสามารถส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและเข้าใจง่าย ตรวจสอบว่า พนักงานและทีมความเสี่ยงจะอยู่ในหน้าเดียวกันเสมอ ข้อมูลความเสี่ยงและเหตุการณ์จะถูกกำจัดออกไปทั้งหมด
ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากและลดขั้นตอนสำหรับทั้งสองฝ่าย ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ, ตรงไปตรงมา, ความสมบูรณ์ของข้อมูลที่สูงขึ้น และพนักงานที่มีประสิทธิผลและความพึงพอใจมากขึ้น
Resource: https://www.clearrisk.com
