FEMA รายงานว่า 40-60% ของธุรกิจขนาดเล็กถูกปิดตัวหลังเกิดภัยธรรมชาติ การสำรวจดัชนี Cyberthreat ของ AppRiver รายงานว่า 48% ของธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางกล่าวว่าการละเมิดข้อมูลครั้งใหญ่มีแนวโน้มที่จะปิดธุรกิจของพวกเขาอย่างถาวร
แต่หากคุณเตรียมพร้อมสำหรับแผนการจัดการความเสี่ยงได้อย่างดีเยี่ยม จะสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณลดและวางแผนสำหรับความเสี่ยงดังกล่าวได้
การจัดการความเสี่ยง อาจมีความซับซ้อนอย่างมาก เช่น การคำนวณผลกระทบขั้นสูงและการวิเคราะห์สาเหตุเชิงลึก หากคุณมีธุรกิจขนาดใหญ่อยู่ในอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูง
เช่น เรื่องการเงิน หรือเป็นบริษัทที่ถือหุ้นสาธารณะ คุณอาจต้องการโซลูชันซอฟต์แวร์ เพื่อจัดการกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงที่ครบถ้วน
เลือกหัวข้ออ่าน
การบริหารความเสี่ยงคืออะไร
การบริหารความเสี่ยงคือ การระบุ, ประเมิน, วางแผน และตอบสนองต่อภัยคุกคามต่อธุรกิจของคุณ เป้าหมายคือ การเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่อาจเกิดขึ้นและมีแผนในการตอบสนองอย่างเหมาะสม
กระบวนการบริหารความเสี่ยง
ขั้นตอนที่ 1: การระบุความเสี่ยง (Identification)
ในการเริ่มต้นกระบวนการนี้ ให้ระบุเหตุการณ์ที่อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ คาดว่าจะเพิ่มความเสี่ยงให้กับรายการของคุณในช่วงหลายวันหรืออาจถึงสองสามสัปดาห์ และรู้ว่า คุณจะไม่คิดถึงความเสี่ยงที่เป็นไปได้ทั้งหมด และอย่าลืมขอให้ผู้นำในแผนกอื่นระบุความเสี่ยงด้วย
คำถามที่ควรถามตัวเองเพื่อช่วยระบุความเสี่ยงมีดังนี้
- มีกฎหมายใหม่หรืออัพเดทกฎหมายล่าสุดที่เราต้องเตรียมจัดการหรือไม่?
- ความเสี่ยงนี้มีผลกระทบต่อส่วนอื่นๆของธุรกิจหรือไม่? (ถ้าใช่ อย่าลืมรวมความเสี่ยงไปยังแผนกนั้นด้วย)
- เหตุการณ์ใดที่ทำให้เราไม่ทันระวังในอดีต?
เคล็ดลับ: กำหนดช่วงเวลาในการระบุความเสี่ยงให้ตนเอง ไม่เช่นนั้นคุณจะติดอยู่ในวังวนการวิเคราะห์และไม่สามารถดำเนินการขั้นตอนต่อไป กระบวนการทั้งหมดนี้เป็นกระบวนการต่อเนื่อง ดังนั้นคุณจะต้องเพิ่มความเสี่ยงต่อไป
ขั้นตอนที่ 2: การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
เมื่อคุณมีรายชื่อภัยคุกคามและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ก็ได้เวลาประเมินความเป็นไปได้ของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นและระดับของผลกระทบ การวิเคราะห์ความเสี่ยงนี้ ช่วยกำหนดระดับความสำคัญของแต่ละความเสี่ยง ดังนั้น คุณจึงไม่ควรจัดสรรทรัพยากรมากหรือน้อยจนเกินไป
การประเมินของคุณสามารถทำได้โดยใช้เมทริกซ์เช่นเดียวกับข้อมูลด้านล่าง สำหรับความเสี่ยงที่ระบุแต่ละครั้งให้พิจารณาทั้งความเป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น และระดับของผลกระทบเชิงลบที่จะมีต่อธุรกิจของคุณ เขียนแต่ละความเสี่ยงในช่องที่เกี่ยวข้อง แบบฝึกหัดนี้ทำได้ดีที่สุดโดยร่วมมือกับผู้นำของแต่ละแผนก
เมทริกซ์การประเมินความเสี่ยง (Risk assessment Matrix)
เคล็ดลับ: เมทริกซ์แรกของคุณควรเป็นเอกสารที่ใช้งานได้ โดยใช้รูปแบบที่ทำให้ง่ายต่อการเคลื่อนย้ายความเสี่ยง เหตุการณ์ความเสี่ยงอาจต้องเคลื่อนไปรอบๆเมทริกซ์ เมื่อคุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลกระทบหรือความเป็นไปได้ของสิ่งเหล่านั้น โดยอาศัยความคิดเห็นจากหัวหน้าแผนกอื่น
ขั้นตอนที่ 3: การลดความเสี่ยง (Risk Mitigation)
การลดความเสี่ยงคือ จุดที่คุณจะสร้างและเริ่มดำเนินการตามแผน เพื่อวิธีที่ดีที่สุดในการลดโอกาสหรือผลกระทบของแต่ละความเสี่ยง คุณไม่สามารถกำหนดแผนบรรเทาผลกระทบ สำหรับแต่ละความเสี่ยงได้ แต่สิ่งสำคัญคือ ต้องพยายามระบุว่าการเปลี่ยนแปลงใดในกระบวนการปัจจุบันของคุณที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ เพื่อลดความเสี่ยง
เริ่มต้นด้วยความเสี่ยงที่คุณวางไว้ในกล่องสีแดงของเมทริกซ์การประเมินของคุณ จัดทำเอกสารแผนการบรรเทาผลกระทบที่คุณตั้งชื่อเจ้าของ สำหรับแต่ละความเสี่ยงและอธิบายขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ เมื่อเกิดเหตุการณ์ความเสี่ยง แนะนำให้ทำสิ่งนี้สำหรับแต่ละความเสี่ยง
คำถามที่ควรพิจารณา เมื่อคุณจัดทำแผนบรรเทาผลกระทบ
- เราจะนำมาตรการบรรเทาผลกระทบไปใช้ในระบบและกระบวนการทางธุรกิจของเราได้อย่างไร?
- แผนดังกล่าวระบุไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้ทุกคนในธุรกิจเข้าใจว่าต้องดำเนินการอย่างไรสำหรับเหตุการณ์ความเสี่ยงแต่ละครั้งหรือไม่?
- แผนปฏิบัติการนี้เป็นการตอบสนองในระดับที่เหมาะสมสำหรับความเสี่ยงนี้หรือไม่?
เนื่องจากขั้นตอนนี้ค่อนข้างซับซ้อน สถานพยาบาล จะเป็นตัวอย่างที่ดีในการลดความเสี่ยง
ออกแบบแผนการลดความเสี่ยงของคุณให้เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจตามปกติ ในการดำเนินการนี้ให้ร่วมมือกับผู้นำคนอื่น ๆ ในธุรกิจของคุณ เพื่อการบรรเทาผลกระทบอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการดำเนินงานและการประชุมการวางแผนเชิงกลยุทธ์
เคล็ดลับ: ง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญของแผนการบรรเทาผลกระทบมากเกินไป จนเกิดความเสียหายต่อการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน คุณจะไม่สามารถใช้ทุกแผนได้ทันที พยายามสร้างความสมดุลระหว่างวิธีการใช้แผนบรรเทาผลกระทบกับการตรวจสอบว่า ภาระในการจัดการความเสี่ยงไม่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน
ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบความเสี่ยง (Risk Monitoring)
เมื่อคุณได้ระบุ, ประเมิน และจัดทำแผนบรรเทาผลกระทบแล้ว คุณจำเป็นต้องตรวจสอบทั้งประสิทธิผลของแผนของคุณและการเกิดเหตุการณ์ความเสี่ยง, การติดตามสถานะของความเสี่ยง,
การตรวจสอบประสิทธิผลของแผนการบรรเทาผลกระทบที่นำไปใช้ และการให้คำปรึกษากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การตรวจสอบควรเกิดขึ้นตลอดกระบวนการบริหารความเสี่ยง
คำถามที่ควรถามตัวเองขณะเฝ้าติดตามความเสี่ยงมีดังนี้
- ฉันจะให้หัวหน้าแผนกคนอื่นมีส่วนร่วมในการช่วยตรวจสอบความเสี่ยงได้อย่างไร?
- ฉันจะมอบอำนาจให้ทีมของฉันระบุและส่งต่อเหตุการณ์ความเสี่ยงได้อย่างไร?
- มีการเปลี่ยนแปลงใดๆที่ควรลดความเสี่ยงที่เคยประเมินไว้ว่าเป็นภัยคุกคามระดับสูงให้ต่ำลงหรือในทางกลับกัน?
เคล็ดลับ: อย่า “รอดู” ในการติดตามความเสี่ยง คุณอาจไม่ทราบแน่ชัดว่า เหตุการณ์ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นเมื่อใด เช่น การโจมตีทางไซเบอร์และการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ แม้ว่าจะมีการควบคุมความปลอดภัยและแผนการควบคุมความเสี่ยง
ดังนั้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องระวังการตรวจสอบที่ล้มเหลว
ขั้นตอนที่ 5: การรายงานความเสี่ยง (Risk Reporting)
คุณต้องจัดทำเอกสาร, วิเคราะห์ และแบ่งปันความคืบหน้าของแผนบริหารความเสี่ยงของคุณ การรายงานเกี่ยวกับความเสี่ยงมีจุดประสงค์หลัก 2 ประการ นั่นคือ ช่วยให้คุณวิเคราะห์และประเมินแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ และช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในการลดความเสี่ยง โดยการแบ่งปันความคืบหน้า
เมื่อคุณเริ่มต้นครั้งแรก การรายงานสามารถทำได้โดยป้อนสถานะของแต่ละความเสี่ยงด้วยตนเองลงในแผนบรรเทาผลกระทบของคุณเป็นประจำ จากนั้น ส่งรายงานทางอีเมลหรืออย่างน้อยที่สุดก็คือไฮไลต์ไปยังหัวหน้าแผนกอื่นๆ
การรายงานความเสี่ยงคือ ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่โดดเด่น เนื่องจากสามารถรวบรวมจุดข้อมูลทั้งหมดและสร้างแดชบอร์ดที่อ่านง่าย หากการรายงานความเสี่ยงเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการความเสี่ยงของคุณ เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้พิจารณาลงทุนในซอฟต์แวร์
คำถามที่จะช่วยคุณในการรายงานความเสี่ยงมี ดังนี้
- เมตริกเหล่านี้เป็นเมตริกที่เหมาะสมในการทำความเข้าใจความคืบหน้าของแผนหรือไม่?
- วิธีใดเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเผยแพร่รายงานความเสี่ยงเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับทราบข้อมูล แต่ไม่ได้รับข้อมูลมากจนล้น?
- ฉันควรแบ่งปันรายงานบ่อยเพียงใด รายไตรมาสหรือเป็นประจำทุกปี
เคล็ดลับ: พยายามเล่าเกี่ยวกับวิธีที่บริษัทบริหารความเสี่ยงใช้ ลองนึกถึงวิธีผสมผสานการรายงานความเสี่ยงกับหน้าที่อื่น ๆ ของธุรกิจ เพื่อบอกเล่าเรื่องราวที่สอดคล้องกัน
การโยนสถิติให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อาจเป็นเรื่องที่น่าหนักใจและน่ากลัว แต่ทุกคนชอบโดยเฉพาะเรื่องที่พวกเขาเป็นส่วนหนึ่ง
การลดความเสี่ยงในการเลือกระบบที่ไม่เหมาะสม
เมื่อคุณทราบ 5 ขั้นตอนของกระบวนการบริหารความเสี่ยงแล้ว (ระบุ, ประเมิน, ลด, ติดตาม และรายงานความเสี่ยง) คุณควรรู้สึกมั่นใจในการจัดทำแผนบริหารความเสี่ยงสำหรับธุรกิจของคุณ
หากคุณพร้อมที่จะใช้แผนจัดการความเสี่ยงและการรายงานในระดับต่อไปก็ถึงเวลาตรวจสอบซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงในขั้นตอนต่อไป
Resource: https://www.softwareadvice.com
