อีเมลที่ดีควรชัดเจน กระชับที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตรงไปตรงมา เพื่อประหยัดเวลาของผู้อ่าน ซึ่งเราได้รวบรวม 8 ChatGPT ที่ช่วยคุณเขียนอีเมลให้ดีขึ้นมีดังนี้
1.จัดระเบียบใหม่เป็นหัวข้อย่อย (Bullet Points)
ข้อความสั้น ๆ อ่านง่ายกว่าย่อหน้าหนา ๆ อีเมลของคุณจะดูเป็นมิตรและน่าอ่านขึ้น ผู้รับที่รีบเร่งอาจมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลของคุณมากขึ้น “ฉันต้องการนำเสนอข้อมูลนี้ในลักษณะที่กระชับและเป็นระเบียบมากขึ้น คุณสามารถจัดรูปแบบอีเมลนี้เป็นรายการหัวข้อย่อยได้หรือไม่ [คัดลอกอีเมลที่นี่]”
2.สร้างการตอบกลับอัตโนมัติ
การตอบกลับแบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการแจ้งให้ผู้ส่งอีเมลทราบว่าคุณไม่อยู่ในสำนักงานและไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดความคาดหวังของผู้ส่งและป้องกันความเข้าใจผิด
“ฉันจะไม่อยู่ในสำนักงานตั้งแต่วันที่ [วันเริ่มต้น] ถึงวัน [วันสิ้นสุด] เนื่องจาก [เหตุผลที่ไม่อยู่ในสำนักงาน] ในช่วงเวลานี้ฉันจะไม่สามารถเข้าถึงอีเมลของฉันได้ โปรดสร้างอีเมลตอบกลับอัตโนมัติที่เป็น [สไตล์และโทนที่คุณต้องการ] แจ้งให้ผู้รับทราบว่าพวกเขาควร [การกระทำอื่นที่คุณต้องการให้ดำเนินการ]”
3.ปรับปรุงโทนเสียง
การใช้โทนเสียงที่เหมาะสมในอีเมลจะช่วยให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้ ChatGPT เพื่อปรับปรุงโทนเสียงของอีเมลให้เหมาะสมกับผู้รับแต่ละคน “ฉันต้องการให้คุณช่วยให้ฉันฟังดู [ระบุโทนเสียงที่คุณต้องการ: เป็นมิตร ตรงไปตรงมา มั่นใจ มีสัมมาคารวะ เป็นมืออาชีพ เป็นทางการ] มากขึ้นในอีเมลนี้
4.มีสไตล์ที่เป็นเอกลักษณ์
การเริ่มและจบอีเมลด้วยประโยคที่เป็นเอกลักษณ์จะช่วยให้คุณโดดเด่นและเป็นที่น่าจดจำมากขึ้น ลองเปลี่ยนจากการใช้ถ้อยคำซ้ำซากจำเจ เช่น “หวังว่าคุณจะสบายดี” และ “ขอแสดงความปรารถนาที่ดีที่สุด” มาใช้ถ้อยคำที่สร้างสรรค์และเป็นเอกลักษณ์มากขึ้น
“คุณช่วยฉันสร้างคำทักทายและลงชื่อสมัครใช้อีเมลที่แตกต่างและน่าจดจำได้ไหม ฉันต้องการให้สิ่งนี้สะท้อนถึงบุคลิกของฉันและสร้างความประทับใจเชิงบวก บทบาทของฉันคือ [บทบาทของคุณ] และฉัน [อธิบายว่าบริษัทของคุณทำอะไร] ฉันมีส่วนร่วมกับ [อธิบายผู้รับอีเมลของคุณโดยทั่วไป] เป็นหลัก ฉันอยากจะเจอในฐานะ [อธิบายว่าคุณต้องการถูกนำเสนออย่างไร]”
5.กระชับประโยคให้สั้นลง
ChatGPT ช่วยคุณรวบรวมอีเมลยาว ๆ ให้เป็นประโยคสองสามประโยคได้โดยการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นและทำให้ข้อมูลที่เหลือกระชับขึ้น สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงผู้รับที่ยุ่งมาก ซึ่งไม่มีเวลามาอ่านอีเมลยาว ๆ “โปรดช่วยฉันตัดเนื้อหาของอีเมลฉบับนี้ให้เหลือเพียงประโยคสั้น ๆ ไม่กี่ประโยค ฉันต้องการให้มันชัดเจนและตรงประเด็น [รวมอีเมลไว้ที่นี่]“
6.ดึงดูดความสนใจ
ใช้ ChatGPT เพื่อแก้ไขข้อความในอีเมลของคุณ เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและดึงดูดความสนใจของผู้รับ “ฉันต้องการให้คุณแนะนำหัวข้อที่ดึงดูดความสนใจสำหรับอีเมลฉบับนี้ และปรับปรุงอีเมลให้ชวนดึงดูดและน่าสนใจมากขึ้น ควรมีน้ำเสียงที่ชัดเจนขึ้น โดยเฉพาะในส่วนนำ และมัดใจผู้รับตลอดทั้งอีเมล [รวมอีเมลไว้ที่นี่]”
7.ทำให้เป็นเรื่องส่วนตัวมากขึ้น
เพียงแค่ใส่ข้อมูลที่คุณรู้เกี่ยวกับผู้รับลงในอีเมล ChatGPT จะช่วยคุณปรับปรุงอีเมลให้เป็นส่วนตัวและเข้ากับผู้รับแต่ละคนมากขึ้น “ฉันต้องการทำให้อีเมลนี้เป็นส่วนตัวมากขึ้นโดยรวมข้อมูลเฉพาะที่ฉันรู้เกี่ยวกับผู้รับ คุณช่วยฉันรวมสิ่งนั้นไว้ในอีเมลได้ไหม ฉันต้องการแสดงให้ผู้รับเห็นคุณค่าของความสัมพันธ์ของเรา เนื้อหาอีเมลคือ: [รวมเนื้อหาอีเมล] และข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับผู้รับคือ: [รวมข้อมูลที่ไม่ซ้ำสำหรับพวกเขา]”
8.ตรวจไวยากรณ์และการสะกดคำ
ใช้ ChatGPT เพื่อช่วยคุณตรวจสอบอีเมล ลบข้อผิดพลาดใด ๆ เพื่อให้คุณส่งอีเมลที่มีคุณภาพและเป็นมืออาชีพ “คุณช่วยฉันตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำของอีเมลนี้ได้ไหม? ฉันต้องการให้แน่ใจว่าปราศจากข้อผิดพลาดและเขียนอย่างมืออาชีพ”
ChatGPT สามารถเพิ่มบุคลิกภาพให้กับอีเมลตอบกลับอัตโนมัติของคุณให้โดดเด่น และใช้คำทักทายและคำลงท้ายที่ไม่เหมือนใคร ยกระดับคุณภาพการติดต่อสื่อสารของคุณเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากทุกอีเมลที่คุณส่ง
Reference : https://www.forbes.com
