ในหนึ่งวันเราทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมง แต่ทำไมดูเหมือนว่า บางคนสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกนาทีของวันได้ นั่นเป็นเพราะพวกเขารู้วิธี การบริหารเวลา อย่างเหมาะสมนั่นเอง
เลือกหัวข้ออ่าน
เคล็ดลับการบริหารเวลา
1.สร้างการตรวจสอบเวลา
วิธีที่ง่ายที่สุดในการติดตามเวลาของคุณคือ การดาวน์โหลดแอปอย่าง RescueTime, Toggl หรือแอป Calendar เพื่อติดตามทุกสิ่งที่คุณทำในหนึ่งสัปดาห์
จากนั้นคุณสามารถเข้าถึงรายงาน เพื่อดูว่าสิ่งใดที่ขโมยเวลาของคุณไป โดยที่คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมได้
2.กำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน
ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการฟุ้งซ่านหรือผัดวันประกันพรุ่ง และยังได้เนื้องานที่มีประสิทธิภาพและไม่กินเวลางานอื่น
3.ทำ To-Do List
เป็นการ List รายการที่เราจะทำ อาจจะทำหรือวางแผนที่จะทำ นอกจากจะทำให้คุณจดจ่อแล้ว สิ่งนี้ยังเป็นแรงบันดาลใจให้เห็นสิ่งที่คุณทำสำเร็จไปแล้วและสิ่งที่ยังค้างอยู่
4.วางแผนล่วงหน้า
สิ่งหนึ่งที่แย่ที่สุดคือ การตื่นนอนโดยไม่ได้วางแผนสำหรับวันนั้น แทนที่จะจดจ่ออยู่กับสิ่งที่ต้องทำมากกว่า นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรวางแผนล่วงหน้า โดยใช้หนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้
- ก่อนนอน : ก่อนออกจากที่ทำงานในแต่ละวันใช้เวลา 15 นาทีสุดท้าย ในการจัดระเบียบและเขียนรายการสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับวันพรุ่งนี้
- สิ่งแรกต้องทำในตอนเช้า: ให้เขียนเรื่องเร่งด่วนและสำคัญที่สุดหรือเรื่องที่ต้องแก้ไขในวันนี้ 3-4 เรื่อง และดำเนินการกับเรื่องเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ
5.ใช้เวลาช่วงเช้าของคุณกับสิ่งที่สำคัญที่สุด
Mark Twain เคยกล่าวไว้ว่า “ถ้าเป็นหน้าที่ของคุณที่จะกินกบ ควรทำอย่างแรกในตอนเช้า และถ้าเป็นงานของคุณที่จะกินกบสองตัว ทางที่ดีที่สุดคือ กินตัวที่ใหญ่ที่สุดก่อน” นั่นคือ งานที่ใหญ่ที่สุดและท้าทายที่สุดหรือที่เรียกว่า “งานที่สำคัญที่สุด”
เนื่องจากคุณมักจะมีพลังงานมากที่สุดในช่วงเช้า ดังนั้น จึงเป็นการดีกว่าที่จะจัดการกับงานเหล่านี้ เมื่อคุณยังไม่เหนื่อย นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ความรู้สึกของความสำเร็จนั้น เพื่อผ่านพ้นช่วงเวลาที่เหลือของวันได้
6.จ้าง Outsource
เพื่อช่วยประหยัดเวลา เนื่องจากช่วยลดภาระงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณมีเวลามากขึ้นที่จะใช้กับงานที่สำคัญกว่าหรือทำงานน้อยลง มอบความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมที่มีคุณสมบัติหรือจ้างบุคคลที่มีประสบการณ์ และหากคุณตัดสินใจที่จะทำการฝึกอบรมภายในองค์กร การลงทุนครั้งแรกจะคุ้มค่าที่สุด
7.กำจัดสิ่งรบกวน
การขจัดสิ่งรบกวนโดยสิ้นเชิงนี้ เป็นหนทางเดียวที่ทำให้การทำงานดีขึ้นและมีสมาธิมากขึ้น
8.เปลี่ยนตารางเวลาของคุณ
หากคุณวางแผนที่จะออกกำลังกายในตอนเช้า ให้คุณตื่นเร็วกว่าปกติ 1 ชั่วโมง ซึ่งคุณอาจพบว่า เป็นช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของวัน ทำให้คุณมีเวลาออกกำลังกาย, อ่านหนังสือ, หรือแม้แต่การทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ นอกจากนี้ ให้ตื่นเช้าในช่วงสุดสัปดาห์และลดปริมาณการดูทีวีลง
9.เว้นช่วงพักระหว่างงานและการประชุม
การกระโดดจากงานหนึ่งหรือการประชุมไปยังอีกงานหนึ่งทันที อาจดูเหมือนเป็นการใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์ แต่จริง ๆ แล้วมีผลตรงกันข้าม เนื่องจากสมองของมนุษย์สามารถโฟกัสได้ครั้งละประมาณ 90 นาทีเท่านั้น หากไม่มีช่วงพัก แรงจูงใจในการทำงานนั้นจะยากขึ้น
10.การจัดระเบียบ
เริ่มต้นที่บ้านของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งของต่าง ๆ ถูกนำกลับไปไว้ที่เดิมไหม ทำความสะอาดสถานที่ทำงานและสร้างระบบการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง
11.ทำตามกฎ 80-20
หลักการพาเรโตหรือที่เรียกว่า กฎ 80-20 ชี้ให้เห็นว่า “80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของความพยายามทั้งหมด ซึ่งมักใช้ในการขาย เนื่องจาก 80% ของยอดขายมักมาจาก 20% ของลูกค้า”
และเมื่อพูดถึงวิธีที่จัดการเวลา หลักการนี้สามารถนำไปใช้ได้เช่นกัน นั่นคือ “80% ของผลลัพธ์ของคุณมาจาก 20% ของการกระทำของคุณ”
อาจเริ่มจากการดูตารางเวลาหรือรายการสิ่งที่ต้องทำทุกวันเพื่อความง่าย และพยายามลดงาน 5 อย่างที่คุณต้องทำให้สำเร็จ อาจจะรู้สึกแปลก ๆ ในตอนแรก แต่การทำแบบนี้จะทำให้คุณใส่ใจกับการทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
12.ใช้ปฏิทินออนไลน์
คุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง, กำหนดเวลาการประชุมและการนัดหมาย, ตั้งค่าการเตือนความจำ, สร้างช่วงเวลาและกำหนดเวลากิจกรรมที่เกิดซ้ำได้อย่างง่ายดาย
13.หยุดความสมบูรณ์แบบ
เมื่อคุณเป็นพวกชอบความสมบูรณ์แบบจะไม่มีอะไรดีพอ นั่นหมายความว่า คุณจะกลับไปทำงานเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก ดังนั้น หยุดความสมบูรณ์แบบ เพราะมันไม่มีอยู่จริง จงทำให้ดีที่สุดแล้วก้าวต่อไป
14.แค่พูดว่า “ไม่”
คุณต้องรู้จักปฏิเสธให้เป็น หากเป็นสิ่งที่รบกวนการทำงาน
15.การปลูกฝังนิสัย
Charles Duhigg ผู้แต่ง “The Power of Habit” บัญญัติศัพท์คำว่า “keystone habits” นั่นคือ นิสัยที่เปลี่ยนชีวิตคุณได้ เช่น การออกกำลังกาย, สิ่งที่คุณกิน, การพัฒนาตัวเอง และการนั่งสมาธิ
นิสัยเหล่านี้จะเข้ามาแทนที่สิ่งที่ไม่ดี แต่ผลที่ได้คือ คุณจะมีสุขภาพที่ดีขึ้น มีสมาธิมากขึ้น และมีการบริหารเวลาของคุณมากขึ้น
16.ใช้เวลาให้คุ้มค่า
ขณะนั่งอยู่ในห้อง คุณอาจจะอ่านหนังสือสร้างแรงบันดาลใจ, ฟังพอดแคสต์, หรือโพสต์บล็อก เพื่อใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
17.ใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร
เนื่องจากการสื่อสารในปัจจุบันง่ายดายมากขึ้น เพียงแค่มีอินเตอร์เนท แถมยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเดินทางได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์
18.ค้นหาแรงบันดาลใจ
แหล่งข้อมูลที่สร้างแรงบันดาลใจ เช่น TED Talk หรือชีวประวัติบุคคลสำคัญเป็นวิธีง่าย ๆ ในการจุดไฟอีกครั้ง เพื่อให้คุณมีแรงบันดาลใจในการทำงาน
19.รวบรวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน
เนื่องจากการรวมงานที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน จะทำให้สมองของคุณไม่สับสน ซึ่งหมายความว่า คุณตัดเวลานั้นออกในการปรับทิศทางใหม่
20.ทำให้น้อย
การทำน้อยไม่ได้หมายความว่า “น้อยแต่มาก” แต่แปลว่า “ยิ่งน้อยยิ่งดี” ตระหนักถึงสิ่งที่ต้องทำ และจดจ่ออยู่กับสิ่งที่ต้องทำเท่านั้น เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว อย่าลืมที่จะวัดผลของทุกงานที่ทำ เพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับตัวเอง
Resource: https://www.forbes.com/
