ทักษะ การสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการพูด หรือการเขียนส่งข้อความ อีเมล โต้ตอบ ถือเป็นทักษะสำคัญในการทำงาน ที่ยิ่งเราสื่อสารได้ดีมากเท่าไร ก็จะยิ่งทำให้การทำงานราบรื่น และประสบความสำเร็จได้มากขึ้นเท่านั้น
โดยแนวทางในการพัฒนา การสื่อสาร ของตัวเราเองให้มีประสิทธิภาพ ก้าวหน้าพัฒนาขึ้นได้นั้น สามารถทำได้ด้วยวิธีง่ายๆ ดังต่อไปนี้
1.ตั้งใจฟังให้ดี
ถ้าเราไม่ตั้งใจฟังผู้พูด หรือฝ่ายตรงข้ามให้ดี ก็แน่นอนว่า เมื่อถึงคราวที่จะต้องโต้ตอบกลับไป ก็ย่อมทำได้ไม่ดี และไม่สามารถสร้างความเข้าใจ สร้างความประทับใจให้อีกฝ่ายได้
ไม่เพียงเท่านั้น การที่เราไม่ตั้งใจฟัง ก็จะทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าเราไม่ให้เกียรติ ไม่สนใจในสิ่งที่เขาต้อง การสื่อสาร ด้วย ซึ่งก็จะทำให้การสื่อสารในครั้งนั้น ถูกปกคลุมด้วยบรรยากาศที่ไม่ดี และไม่มีประสิทธิภาพไปในทันที
2.จดบันทึกข้อมูล อย่างใช้ความจำอย่างเดียว
ในการรับฟังข้อมูลอย่างตั้งใจนั้น หากเรื่องราวดังกล่าวมีรายละเอียดที่มาก และเราจะต้องนำรายละเอียดเหล่านั้น กลับไปเรียบเรียงเพื่อที่จะใช้สร้างเนื้อหาในการสื่อสารต่อไป
เราไม่ควรละเลยการจดบันทึกเป็นรายลักษณ์อักษร เพราะถึงเราจะมีความจำที่ดีแค่ไหน ก็อาจเสี่ยงที่จะจำได้หมด
ยิ่งเป็นรายละเอียดสำคัญอย่างโจทย์ความต้องการของอีกฝ่าย วัน เวลา สถานที่นัดหมาย หรือข้อมูลที่เป็นตัวเลข ที่ผิดพลาดไม่ได้ด้วยแล้ว ก็ยิ่งควรจดบันทึก
เพราะการเก็บข้อมูลได้อย่างละเอียดถูกต้อง แล้วสื่อสารออกไปตรงตามโจทย์ ถือเป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และทำให้เห็นถึงความใส่ใจของเราที่มีต่อการสื่อสารอย่างเข้มข้น
3.รู้ตัวเสมอว่าต้องการคุยกับใคร
พูดกับเด็กก็อารมณ์หนึ่ง ต้องใช้ชุดคำแบบหนึ่ง สื่อสารกับผู้ใหญ่ก็อีกอารมณ์หนึ่ง ต้องใช้ชุดคำอีกแบบหนึ่ง เพศ อายุ วัย สถานภาพ อาชีพ ของผู้ฟัง
หรือกลุ่มเป้าหมายที่เราจำเป็นต้องสื่อสารด้วยนั้น ถือเป็นสิ่งสำคัญที่เราจะต้องไม่ลืมเสมอว่า “เรากำลังคุยอยู่กับใคร” เพื่อเลือกใช้ข้อความ สำนวน ภาษา ที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย และให้เข้าถึงเนื้อหาสาระสำคัญของการสื่อสารที่เราตั้งใจจะสื่อออกไปให้ได้มากที่สุด
แต่ทั้งนี้ ไม่ว่าเราจะกำลังสื่อสารกับใครก็ตาม อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ไม่ควรลืมคือ ต้องให้เกียรติ ต้องสุภาพ ต้องสื่อสารออกไปด้วยทัศนคิตเชิงบวก และความหวังดีเสมอ
และควรเห็นทุกคนที่เป็นกลุ่มเป้าหมายของเราเท่าเทียมกันทั้งหมด ไม่แบ่งแยกผู้ฟัง เพราะเมื่อเราแบ่งแยกผู้ฟังเมื่อไร การสื่อสารของเราก็จะถูกแบ่งแยกความน่าเชื่อถือ ความน่าสนใจตามไปด้วยทันที
4.คิดก่อนพูด ตรวจสอบข้อความก่อนเผยแพร่
สำคัญที่สุดของการสื่อสาร คือต้องคิดไตร่ตรองให้ดีก่อนเสมอ เพื่อให้ทุกสิ่งที่เผยแพร่ออกไป ถูกต้อง และเหมาะสมให้ได้มากที่สุด
ในส่วนของการสื่อสารผ่านข้อความนั้น ยิ่งถือว่าต้องใส่ใจระมัดระวังเป็นพิเศษ เพราะเรามีเวลาทบทวน อ่านซ้ำก่อน ก็ควรตรวจสอบให้ดี ตรวจสอบการสะกดคำผิดถูกด้วย
เพราะการสื่อสารข้อความที่ถูกต้องนั้น มองผิวเผินอาจเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา แต่ถ้าเราเขียนผิดเมื่อไร จะถูกมองว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพทันที ดังนั้น จึงควรใส่ใจข้อความก่อนเผยแพร่ ให้ดีเสมอ
5.อินและเชื่อในสิ่งที่สื่อสารออกไป
การอินและเชื่อในสิ่งที่เราพูด หรือเขียนสื่อสารออกไป เป็นสิ่งที่ทำให้การสื่อสารมีพลังมากยิ่งขึ้น สามารถจูงใจและโน้มน้าวใจอีกฝ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทั้งนี้ ในแง่ของการสื่อสารด้วยการพูดนั้น ความเชื่อในสิ่งที่พูดจะสื่อสารออกมาทางภาษากาย สีหน้า แววตา ท่าทางทั้งหมด
ซึ่งถือว่าส่งผลอย่างมากต่อการสื่อสารที่ดี ส่วนในการสื่อสารด้วยการส่งข้อความ เราจะเขียนข้อความได้น่าเชื่อถือแค่ไหน น่าสนใจแค่ไหน
การอินในสิ่งที่เราเขียน ก็คือหัวใจสำคัญที่เราต้องโฟกัสให้มั่น เพราะถ้าไม่เชื่อไม่อินแล้ว อย่าว่าแต่จะสื่อสารแล้วได้ผลเลย แค่จะเขียนสิ่งนั้นออกมาก่อน ก็ถือเป็นเรื่องยากลำบากที่ฝืนใจมากๆ
เพราะทุกกิจการทุกงานบนโลก ล้วนต้องอาศัยการสื่อสารเป็นสื่อกลาง เพื่อให้ขับเคลื่อนเดินหน้าได้ ดังนั้น การหันมาใส่ใจกับการพัฒนาการสื่อสารของตัวเราเอง ทั้งการพูด การเขียน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม
โดยเราต้องไม่เผลอคิดว่า พูดได้อยู่แล้ว เขียนเป็นอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเติมก็ได้เด็ดขาด เพราะนั่นจะเท่ากับเป็นการปิดกั้นโอกาสในการพัฒนาทักษะการสื่อสารไปอย่างน่าเสียดาย
ซึ่งสำหรับทักษะการสื่อสารนั้น ถือเป็นทักษะสำคัญที่สุดทักษะหนึ่ง ที่สามารถพลิกชีวิต หรือเปลี่ยนแปลงชีวิตของเราได้เลยในทุกๆ จังหวะของชีวิต
