ไม่ว่าคุณจะต้องการประหยัดเวลา หลีกเลี่ยงความวุ่นวาย หรือทำงานให้ดีขึ้นโดยมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญจริง ๆ เคล็ดลับเหล่านี้ง่ายต่อการนำไปใช้และช่วยเปลี่ยนนิสัยที่ส่งผลให้การทำงานของคุณง่ายมากขึ้น
1. หยุดพักเป็นประจำด้วยเทคนิค Pomodoro
แบ่งเวลาออกเป็นช่วง ๆ โดยทำงานทุก 25 นาที หยุดพัก 5 นาที (เท่ากับ 1 pomodoros) หลังจากทำครบ 4 รอบ ให้รางวัลตัวเองด้วยการพักยาวประมาณ 20 นาที
สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มสมาธิโดยการปลูกฝังความรู้สึกเร่งด่วน ด้วยการโฟกัสเพื่อให้งานสำเร็จให้มากที่สุดใน 25 นาทีนั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะลุกจากโต๊ะทำงานเป็นระยะ ๆ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสมองและร่างกาย
2. ประหยัดเวลาด้วยการจัดกลุ่มอีเมล
อีเมลมักจะดึงความสนใจออกจากงานที่ทำอยู่เรื่อย ๆ โดยบางครั้งอาจไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ อ่านและตอบกลับอีเมล 2 หรือ 3 ครั้งต่อวันในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น จะช่วยลดการตรวจสอบกล่องจดหมายเข้าอย่างต่อเนื่อง และป้องกันไม่ให้อีเมลกีดขวางวันทำงานของคุณ
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do List)
หลังจากสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำแล้ว ให้ใช้ระบบการเข้ารหัสง่าย ๆ เพื่อระบุว่างานอยู่ที่ใด และเลือกใช้สัญลักษณ์ หรืออีโมจิให้กับงานที่แตกต่างกัน เพื่อที่คุณจะได้จดจำได้ การสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยวิธีนี้จะช่วยให้คุณใช้เวลาระหว่างวันทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างแท้จริง
4. หยุดความรู้สึกฟุ้งซ่านด้วยการปิดเสียงการแจ้งเตือน
คำแนะนำในการปิดเสียงการแจ้งเตือนเมื่อคุณต้องการทำงานให้เสร็จจริง ๆ ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่แน่นอนว่าหลายคนยังไม่เคยทำ ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดในโทรศัพท์ของคุณ, ปิดแท็บอีเมล, ตั้งค่า “ห้ามรบกวน” ในแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของคุณ นั่นจะทำให้คุณมีเวลาไม่ขาดตอนเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานจริง ๆ
5. จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญโดยการทำรายการสิ่งที่ต้องทำแต่เนิ่น ๆ
ให้ลองทำรายการสิ่งที่ต้องทำในวันถัดไปก่อนออกจากระบบในตอนกลางคืน คุณมีแนวโน้มที่จะจดลำดับความสำคัญที่ใหญ่กว่าและสำคัญกว่านั้นมาก แทนที่จะปล่อยให้กล่องจดหมายเข้าควบคุมกำหนดการของคุณโดยสมบูรณ์ เมื่อกลับมาที่บริษัทในวันรุ่งขึ้น คุณจะมีการแจ้งเตือนทันทีถึงสิ่งที่คุณอยากจะโฟกัสจริง ๆ
6. หยุดสร้างงานซ้ำด้วยการสร้างเทมเพลต
ทุกงานมีงานซ้ำ ๆ กัน แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง เทมเพลตสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ถึงความสม่ำเสมอในขณะที่ยังประหยัดเวลาอีกด้วย
การสร้างเอกสารสรุปข้อมูลสำหรับตัวคุณเองมีประโยชน์เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นคำแนะนำที่คุณกำลังค้นหาผ่านชุดข้อความอีเมลเสมอหรือขนาดรูปภาพที่คุณจำไม่ได้ ดึงรายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้ลงในเอกสารที่มีประโยชน์ซึ่งอาศัยอยู่โดยตรงบนเดสก์ท็อป เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องการ
7. ปลูกฝังความรู้สึกเร่งด่วนด้วยเหตุการณ์สำคัญเล็ก ๆ
เป็นการยากที่จะทำลายเป้าหมายที่ใหญ่กว่า ผลตอบแทนดูเหมือนไกลตัว ซึ่งทำให้ยากที่จะทำให้คุณจดจ่อและมีแรงจูงใจ แบ่งวัตถุประสงค์ที่ใหญ่ออกเป็นเหตุการณ์สำคัญที่เล็กลงสำหรับผู้เริ่มต้น จะทำให้กระบวนการทั้งหมดรู้สึกจัดการได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังให้โอกาสคุณมากขึ้นในการทำงานสำเร็จบ่อยครั้ง นั่นเป็นแรงจูงใจอย่างมากในการจะทำงานที่เหลือให้สำเร็จต่อไป
8. จัดลำดับความสำคัญของงานด้วยเมทริกซ์
การตั้งค่าเมทริกซ์อย่างง่ายสามารถช่วยให้คุณคิดออกว่าคุณควรเน้นอะไรก่อน ด้วยการวาดสี่เหลี่ยมจัตุรัสแล้วแบ่งออกเป็น 4 ส่วนเท่า ๆ กัน ที่บรรทัดบนสุดของสี่เหลี่ยม ให้เขียนว่า “ด่วน” และ “ไม่เร่งด่วน” และเขียน “สำคัญ” และ “ไม่สำคัญ” ตามเส้นด้านซ้าย
เมทริกซ์นี้ทำให้ง่ายต่อการจัดหมวดหมู่งานของคุณ ดังนี้
-เร่งด่วนและสำคัญ
ใส่สิ่งเหล่านี้เป็นอันดับแรกในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
-เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
ปฏิเสธหรือมอบงานเหล่านี้ให้คนอื่นทำหากทำได้ ถ้าไม่ ให้จัดการต่อไป
-ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ
วงกลมบางเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านี้ในอนาคตอันใกล้
-ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
สิ่งเหล่านี้อาจหลุดออกจากรายชื่อของคุณทั้งหมดในตอนนี้
การทำเช่นนี้จะนำมาซึ่งระเบียบและกลยุทธ์เล็ก ๆ น้อย ๆ มาสู่งานทั้งหมดของคุณ แทนที่จะแค่เดาว่าควรเริ่มต้นที่ไหน
9. ให้เวลากับตัวเองด้วยการจัดตารางดูแลตัวเอง
เราทุกคนเคยได้ยินถึงความสำคัญของการดูแลตนเอง แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าการหาเวลาให้กับมันเป็นเรื่องง่าย เป็นสิ่งที่คุณต้องตั้งใจจริง ๆ
ทำให้ตัวเองยึดติดกับมันโดยกำหนดเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั้นเรียนโยคะร้อน, การนวด, อาหารค่ำกับเพื่อน หรือแม้แต่เวลานั่งดูทีวี คุณก็จะมีแนวโน้มที่จะหาเวลาให้ตัวเองมากขึ้นหากคุณจัดตารางไว้ล่วงหน้า
เมื่อพูดถึงชีวิตการทำงาน เป็นเรื่องง่ายที่คุณจะติดอยู่กับวิถีทางและยึดติดกับนิสัยแย่ ๆ แบบเดิม แต่หากคุณลองนำสิ่งที่เรียนรู้เหล่านี้ไปฏิบัติ ไม่แน่การเปลี่ยนแปลงเชิงบวกที่คุณต้องการอาจจะเกิดขึ้นในไม่ช้า เพื่อให้การใช้ชีวิตของคุณสนุกและง่ายมากขึ้น
Resource: https://theeverygirl.com/work-hacks/
